Tidrapportering för serviceföretag: från utfört jobb till faktura

Tidrapportering i ett serviceföretag ska svara på en enkel fråga: vad kan vi fakturera kunden för det utförda jobbet? Ett komplett svar innehåller arbetstid, restid, material, utlägg och en begriplig beskrivning. När någon av delarna ligger i ett annat system börjar efterarbetet.

Serviceavtal och avrop

Servicebolag säljer i regel två saker som blandas i vardagen. Ett serviceavtal ger kunden löpande underhåll, ofta med årsavgift och en omfattning: antal besök, vad som ingår och vad som inte gör det. Ett avrop är ett enskilt uppdrag: en felanmälan, en reparation eller ett extra besök, ofta på löpande räkning. Samma tekniker kan göra båda samma dag hos samma kund.

Det kräver att varje rapporterad timme hör till rätt sak:

• Ingår besöket i serviceavtalet fakturerar ni inte timmarna, men de ska ändå rapporteras. Annars ser ni aldrig att en anläggning kostar 40 timmar om året i ett avtal som är prissatt för 25.
• Är det ett avrop eller arbete utanför avtalet fakturerar ni enligt avtalad prislista.
• Gränsfall, som fel som uppstått av kundens egen hantering, avgörs av arbetsledaren, inte av teknikern på plats.

Samma tänkande som för löpande räkning, fastpris och retainer: fakturan följer avtalet, tiden följer verkligheten.

Det teknikern ska lämna

Teknikern ska inte behöva känna till artikelnummer, kundens betalningsvillkor eller fakturans momskoder. Det hör till jobbets uppsättning. Efter arbetsdagen behöver teknikern lämna det som bara personen på plats känner till:

Kund, avtalat timpris och materialpåslag ska hämtas från jobbet. Om teknikern förväntas minnas dem blir varje rapport ett litet faktureringsbeslut.

Arbetsorder och anläggning

Bygg rapporteringen kring arbetsordern. Den bär kunden, avtalet, felbeskrivningen och priset, och teknikern lägger sina rader på den. För en fastighetsägare, en kedja eller ett bostadsrättsföretag med flera platser behövs även anläggningen som en nivå under kunden: en hiss, ett ventilationsaggregat, ett larmsystem, ett lås på en port.

Då går det att svara på frågor som annars är gissningar: vilken anläggning kostar mest, hur ofta felar den, och vad det blev i faktisk tid per år jämfört med avtalet. Det är också det underlag ni behöver vid en omförhandling. Har ni bytt eller funderar på att byta system för arbetsordrar, läs att byta arbetsordersystem.

Restid och utryckningsavgift

Servicearbete är mycket resor. Rapportera restiden som egen rad per tekniker och dag, även om kunden inte debiteras för den. Sedan beslutar avtalet:

• Restid enligt faktisk tid till timpris, ofta med särskild resetaxa.
• Fast reseavgift per besök eller per zon.
• Utryckningsavgift (ibland kallad framkörningsavgift) för akuta och oplanerade besök, utöver timmarna. Avgiften ska stå i avtalet eller prislistan och vara en egen rad, så att den inte döljs i timpriset.

När flera jobb körs i samma tur ska restiden delas rimligt mellan kunderna, eller faktureras som en fast avgift per besök. Mer om hur det fungerar och vad som är rimligt finns i att fakturera restid och resor.

Material på jobbet

Servicebilen har lager, och det som används ska ut ur lagret och in på rätt arbetsorder. Rapportera förbrukat material som antal och artikel, och lägg kvitton för det som köpts direkt hos grossisten. Ett foto på kvittot när det köps är bättre än en pärm i bilen på fredagen, se kvitton i telefonen. Kontrollera särskilt småmaterial som tätningsmassa och skruv: det är där påslaget oftast glöms.

Jour och beredskap

Jour kan betyda två olika saker, och de ska vara två olika rader:

1. Beredskap: att vara nåbar och redo under en period. Den ersätts ofta med en fast summa per vecka eller dygn, och kan faktureras kunden om avtalet säger det.
2. Insats under jour: själva utryckningen, med arbetstid, restid och eventuell utryckningsavgift, till jour- eller övertidspris.

Rapporteras insatsen som vanliga timmar tappar ni skillnaden mot dagtid. Hur ersättning till de anställda regleras beror på kollektivavtalet eller anställningsavtalet och ska inte avgöras av faktureringen.

Kundens signatur på plats

För många kunder är en signatur på arbetsordern det som gör fakturan oomtvistad. Den bekräftar vad som utfördes, hur lång tid det tog och vilket material som gick åt. Låt kunden eller en behörig kontaktperson kvittera på plats, på telefonen eller på en utskrift, och spara kvittensen på arbetsordern. Är ingen på plats, notera det, och skicka en kort sammanfattning efteråt i stället för att vänta till fakturan.

Rapportera när minnet är färskt

Det bästa tillfället är när jobbet avslutas. Det näst bästa är en påminnelse samma eftermiddag som nämner exakt vilken dag som saknas.

En rapport kan vara kort:

T2 måndag 8 h, 2 h resa, packning enligt kvitto. Lager bytt och provkört.

Systemets uppgift är att förstå vem som svarar, föreslå rätt jobb och göra rader av innehållet. Teknikerns uppgift är att kontrollera att det blev rätt. Läs mer om tidrapportering via mejl.

Följ upp medan jobbet pågår

Tre kontroller bör ske före månadsskiftet:

1. Saknade dagar. Vem har arbetat men ännu inte rapporterat?
2. Avvikelse mot offert. Hur mycket av den avtalade tiden eller budgeten återstår?
3. Poster utan pris. Finns material, resa eller utlägg som saknar en avtalad regel?

En avvikelse på fyra timmar är hanterbar när arbetsledaren ser den på tisdagen. Den är betydligt svårare att förklara när fakturan ska skickas tre veckor senare.

Från jobb till faktureringsunderlag

När perioden stängs grupperas raderna per kund och jobb. Underlaget ska visa person, datum, typ, antal, pris och beskrivning. För servicebolag tillkommer:

• arbetsordernummer och, när kunden vill det, kundens eget ordernummer eller referens,
• anläggning eller adress,
• vilka rader som ingår i serviceavtalet och vilka som är avrop,
• restid, utryckningsavgift och jour som egna rader,
• kundens kvittens, när den finns.

Kvitton och andra dokument länkas eller bifogas.

Arbetsledaren tar ställning till avvikelser. Ekonomiansvarig kontrollerar totalsumman. Först därefter skapas fakturan i ekonomisystemet. Se mallen och hela innehållsförteckningen för ett faktureringsunderlag.

Om ni använder Fortnox

Solvind samlar och granskar underlaget före överföringen. Den godkända kundfakturan skapas sedan i Fortnox, där nummer, bokföring och leverans hanteras vidare. Läs om kopplingen mellan Solvind och Fortnox.

Hur Solvind ser ut för servicebolag, med arbetsorder, tid, resor och underlag, visas på Solvind för servicebolag.

Kort checklista

• Teknikern lämnar fakta från jobbet, inte fakturaregler.
• Påminnelser gäller en namngiven dag eller ett namngivet jobb.
• Tid, resa, material och utlägg ligger på samma jobb.
• Avvikelser syns innan månaden avslutas.
• En behörig person godkänner innan fakturan skapas.
• Ekonomisystemet förblir platsen för bokföring och utskick.