Resursplanering och beläggning
Resursplanering för bolag som säljer tid.
Vem gör vad nästa vecka, vem blir ledig i november och hur mycket behöver ni sälja för att bli fullbokade? Solvind planerar folk på jobb och affärer i samma system som tiden och fakturorna, så beläggningen räknas mot det som faktiskt händer.
Känner ni igen er?
Planeringen lever i ett kalkylark som ingen litar på.
01
Beläggningen syns för sent.
Ett uppdrag tar slut och en konsult står på bänken. Det märks när timmarna uteblir, inte veckorna innan när något gick att göra.
02
Planen och verkligheten är två filer.
Kalkylarket säger en sak och tidrapporterna en annan. Semester, helgdagar och sjukdom finns i en tredje.
03
Säljet vet inte vad leveransen klarar.
Kunden frågar när ni kan börja. Svaret blir en gissning, eller ett löfte som någon annan får hålla.
Resursplanering i Solvind
Från vem som är ledig till hur mycket som ska säljas.
1 · Beläggning per vecka
Hela bolaget på en skärm.
Varje person, varje vecka, med beläggningen i procent. Zooma ut till månad och kvartal när ni planerar längre fram. Överbokningar och luckor syns direkt.
Planering · beläggning per vecka
2 · Boka på jobb och affärer
Preliminärt tills affären är vunnen.
Boka personer på pågående jobb, eller preliminärt på en affär i pipelinen. När affären vinns räknas bokningen som fast. Förloras den räknas den bort. Planeringen visar också hur mycket tid öppna affärer kommer att kräva. Bokningen kan vara procent, timmar per vecka eller hela dagar.
Bokningar · Sofia Ek
3 · Verklig kapacitet
Semester, helgdagar och frånvaro är redan dragna.
Kapaciteten räknas per person och dag, från arbetstiden minus svenska helgdagar och registrerad frånvaro. En vecka med Kristi himmelsfärd är inte en vecka på 40 timmar.
Kapacitet v 20 · Ahmed Rahimi
4 · Målbeläggning
Timmar att sälja, person för person.
Sätt den beläggning ni räknar som fullbokad, till exempel 85 %. Solvind visar avståndet dit i timmar, per person och period, så säljet vet vad som behövs och leveransen vet vem som kan ta nästa uppdrag.
Att sälja till 85 %
5 · Fråga planeringen
Svar i mötet, inte efter mötet.
Assistenten läser samma planering, bokningar och frånvaro som ni. Fråga vem som kan börja, vem som är överbokad eller hur beläggningen ser ut i kvartalet.
Vem kan ta två dagar i veckan på ett nytt uppdrag från v 44?
Ahmed har 32 h obokat per vecka från v 44. Sofia har plats från v 49, efter sin semester.
Källa: planeringen v 44–52.
Excel eller verktyg
När kalkylarket slutar räcka.
Ett kalkylark räcker långt för fem personer och ett par kunder. Det som brukar få bolag att byta är att planen och tidrapporterna inte hänger ihop.
- Kapacitet
- Kalkylark: Skrivs in för hand, helgdagar och semester glöms lätt.
- Solvind: Räknas per dag med helgdagar, semester och frånvaro.
- Bokningar
- Kalkylark: En cell per person och vecka, utan koppling till jobbet.
- Solvind: Kopplade till jobb och affärer, fasta eller preliminära.
- Utfall
- Kalkylark: Jämförs mot tidrapporterna i ett annat system, om alls.
- Solvind: Bokat och rapporterat på samma jobb, mot offerten.
- Pipeline
- Kalkylark: Säljet har sin egen lista.
- Solvind: Preliminära bokningar på affärer som inte är vunna.
- Svar
- Kalkylark: Den som äger filen vet.
- Solvind: Alla med behörighet kan fråga assistenten.
Fråga Solvind
Det ni undrar när en kund frågar när ni kan börja.
Assistenten läser samma kunder, jobb, planering och underlag som ni. Den svarar med siffror och namn och säger vad svaret bygger på.
- Vem kan börja på ett nytt uppdrag i november?
- Vilka är överbokade de kommande tre veckorna?
- Hur många timmar behöver vi sälja för att nå 85 % i kvartalet?
- Vad händer med beläggningen om affären med Region Västmanland går förlorad?
- Vem har semester i juli?
Branschens ord
Orden i resursplanering, och hur Solvind räknar.
- Resursplanering
- Att bestämma vem som arbetar med vad, och när. I Solvind är det bokningar av personer på jobb och affärer.
- Kapacitetsplanering
- Att jämföra det som är bokat med den tid som finns. Kapaciteten räknas per dag, med helgdagar och frånvaro.
- Beläggningsgrad
- Bokade timmar delat med tillgängliga timmar, per person och period.
- Bemanningsplanering
- Att se till att rätt personer finns på rätt jobb. Planeringen visar vem som är ledig och vem som är överbokad.
- Preliminär bokning
- En bokning på en affär som inte är vunnen. Blir fast när affären vinns och försvinner om den förloras.
- Målbeläggning
- Den beläggning ni räknar som fullbokad. Timmar att sälja är avståndet dit.
Räkna och läs vidare
Vanliga frågor
Vad är skillnaden mellan resursplanering och kapacitetsplanering?
Resursplanering är att bestämma vem som gör vad och när. Kapacitetsplanering är att jämföra det med den tid som finns. I Solvind är de samma vy: bokningarna räknas mot varje persons kapacitet.
Kan vi planera på affärer som inte är vunna?
Ja. Bokningen är preliminär tills affären vinns och räknas bort om den förloras. En bokning på en vunnen affär räknas som fast.
Planerar vi i procent, timmar eller dagar?
Det väljer ni per bokning. Procent passar konsulter på långa uppdrag, timmar per vecka passar team och hela dagar passar tekniker och montörer.
Kan vi börja med vårt Excelark?
Ja. Kunder, jobb och priser importeras som de är, och bokningarna läggs sedan i Solvind. Guiden om resursplanering i Excel har en mall om ni vill börja där.
Få tillgång till Solvind
Vi öppnar för nya bolag löpande. Vid start hjälper vi er att importera kunder, artiklar och timpriser.