Vad är skillnaden mellan resursplanering och kapacitetsplanering?

Resursplanering är att bestämma vem som gör vad och när. Kapacitetsplanering är att jämföra det med den tid som faktiskt finns. En bra resursplanering gör båda: varje bokning räknas mot personens tillgängliga tid.

Hur räknar man beläggningsgrad?

Bokade timmar delat med tillgängliga timmar. Tillgängliga timmar är arbetstiden minus helgdagar, semester och annan frånvaro. 32 bokade timmar en vecka med 40 timmars arbetstid och en helgdag ger 32 / 32 = 100 procent.

Vilken målbeläggning är rimlig?

De flesta konsultbolag räknar 80–85 procent som fullbokat. Resten går till sälj, internt arbete, utbildning och det som inte går att planera. Planerar ni mot 100 procent blir varje sjukdag en försening.

Fungerar mallen i Google Kalkylark?

Ja. Ladda upp filen till Google Drive och öppna den i Kalkylark. Formlerna är vanliga SUMIFS och fungerar likadant.

Hur många personer klarar ett Excelark?

Det finns ingen hård gräns. Det som brukar fallera är inte storleken utan att flera ska uppdatera samma fil, och att planen inte jämförs med tidrapporterna. Det brukar märkas någonstans mellan tio och tjugo personer.

Resursplanering i Excel: en gratis mall, och när kalkylarket slutar räcka

Så bygger du en resursplanering i Excel som räknar beläggning mot verklig kapacitet, med semester, helgdagar och preliminära bokningar. Med en gratis mall, och de tecken som visar att det är dags för ett verktyg.

Joakim Eriksson24 september 20264 min läsning

Resursplanering är att bestämma vem som arbetar med vad, och när. För ett bolag som säljer tid är det också svaret på den viktigaste frågan i ledningsgruppen: hur belagda är vi de kommande veckorna, och hur mycket behöver vi sälja? Ett kalkylark räcker långt, om det räknar rätt. Här är hur ni bygger det, en mall att utgå från, och de tecken som visar att det är dags att gå vidare.

Vad planeringen måste kunna svara på

En resursplanering som bara är ett schema i färger svarar på vem som gör vad. Den som ska gå att styra på svarar också på tre frågor till:

Hur belagd är varje person, vecka för vecka? Bokade timmar mot tillgänglig tid, inte mot en schablon på 40 timmar.
Vad är säkert och vad är hoppfullt? En bokning på en vunnen affär och en bokning på en offert som inte är besvarad är inte samma sak.
Hur många timmar behöver vi sälja? Avståndet mellan det som är bokat och det ni räknar som fullbokat.

Så är mallen uppbyggd

Hämta mallen för Excel. Den har fyra flikar, och bara tre av dem fylls i:

Flik	Vad ni fyller i
Personer	Namn, roll, arbetstid per vecka och målbeläggning.
Frånvaro	Helgdagar, semester och annan frånvaro, i timmar per person och vecka.
Bokningar	Person, kund, jobb eller affär, vecka, timmar och status: fast eller preliminär.
Beläggning	Räknas själv. Beläggning per person och vecka, timmar att sälja till målet och hur mycket av det bokade som är preliminärt.

Exempelraderna visar formatet och kan skrivas över. Veckonumren överst i fliken Beläggning styr vilka veckor som visas, så fönstret flyttas genom att ändra dem.

Formeln

Beläggningen per person och vecka är:

Beläggningsgrad = bokade timmar / (arbetstid − frånvaro)

Med 40 timmars arbetstid, en helgdag och 32 bokade timmar blir det 32 / 32 = 100 procent. Utan frånvaron hade samma vecka sett ut som 80 procent, och någon hade bokats in på en dag som inte finns.

Timmar att sälja är målbeläggningen gånger den tillgängliga tiden, minus det som redan är bokat. Är målet 85 procent och personen har 40 tillgängliga timmar och 20 bokade återstår 14 timmar att sälja den veckan.

Preliminära bokningar

Säljet och leveransen behöver samma bild. Boka därför personer preliminärt på affärer som inte är vunna, med status Preliminär. Mallen visar hur mycket av varje veckas bokade tid som är preliminärt, så ni ser om en fullbokad vecka hänger på en offert som ingen har svarat på.

När affären vinns ändras statusen till Fast. När den förloras tas raderna bort. Det är det steg som oftast glöms i ett kalkylark, och det som gör att planen sakta slutar stämma.

När kalkylarket slutar räcka

Ett kalkylark är ett bra sätt att börja, och för fem personer med långa uppdrag kan det räcka länge. De här tecknen brukar betyda att det är dags för ett verktyg:

Planen och tidrapporterna säger olika saker. Det bokade jämförs aldrig med det som faktiskt rapporterades, så ingen vet om planen stämmer.
Flera uppdaterar samma fil. Två säljare bokar samma konsult, eller någon skriver över en annans ändringar.
Preliminära bokningar blir kvar. Affärer som förlorats ligger kvar som bokad tid i veckor.
Svaret finns hos en person. När den som äger filen är ledig vet ingen vem som kan börja nästa vecka.
Säljet frågar leveransen i stället för att titta. Planen finns, men den är inte tillgänglig i mötet med kunden.

Resursplanering i Solvind gör det mallen gör, med tre skillnader: kapaciteten räknas per dag med svenska helgdagar redan inlagda, bokningar på affärer blir fasta eller räknas bort när affären vinns eller förloras, och planeringen ligger i samma system som tidrapporterna och fakturorna. Den som vill räkna på hur beläggning och debitering hänger ihop kan använda kalkylatorn för debiteringsgrad.

Vanliga frågor

Vad är skillnaden mellan resursplanering och kapacitetsplanering?: Resursplanering är att bestämma vem som gör vad och när. Kapacitetsplanering är att jämföra det med den tid som faktiskt finns. En bra resursplanering gör båda: varje bokning räknas mot personens tillgängliga tid.
Hur räknar man beläggningsgrad?: Bokade timmar delat med tillgängliga timmar. Tillgängliga timmar är arbetstiden minus helgdagar, semester och annan frånvaro. 32 bokade timmar en vecka med 40 timmars arbetstid och en helgdag ger 32 / 32 = 100 procent.
Vilken målbeläggning är rimlig?: De flesta konsultbolag räknar 80–85 procent som fullbokat. Resten går till sälj, internt arbete, utbildning och det som inte går att planera. Planerar ni mot 100 procent blir varje sjukdag en försening.
Fungerar mallen i Google Kalkylark?: Ja. Ladda upp filen till Google Drive och öppna den i Kalkylark. Formlerna är vanliga SUMIFS och fungerar likadant.
Hur många personer klarar ett Excelark?: Det finns ingen hård gräns. Det som brukar fallera är inte storleken utan att flera ska uppdatera samma fil, och att planen inte jämförs med tidrapporterna. Det brukar märkas någonstans mellan tio och tjugo personer.