Löpande räkning, fastpris och retainer: så skiljer sig underlaget
Vad som ska faktureras, följas upp och visas för kunden vid löpande räkning, fastpris och retainer, även när avtalsformerna blandas på samma jobb.
Joakim Eriksson7 min läsning
Löpande räkning fakturerar faktiskt arbete. Fastpris fakturerar ett avtalat resultat. Retainer fakturerar en återkommande överenskommelse. Tiden ska rapporteras i alla tre fallen, men den används på olika sätt.
| Avtalsform | Vad kunden betalar | Vad tiden används till | Underlag till kunden |
|---|---|---|---|
| Löpande räkning | Utförda timmar och avtalade tillägg | Fakturarader och lönsamhet | Person, datum, arbete, antal och pris |
| Fastpris | Avtalat belopp eller milstolpe | Kostnad, marginal och prognos | Leverans, period eller milstolpe |
| Retainer | Återkommande belopp per period | Förbrukning, kapacitet och omförhandling | Period, vad som ingår och eventuellt saldo |
Löpande räkning
Här är sambandet direkt: rapporterade timmar gånger avtalat pris blir fakturerbart belopp. Underlaget behöver visa tillräckligt mycket för att kunden ska förstå arbetet utan att läsa interna anteckningar.
Kontrollera särskilt:
- om olika roller har olika timpris,
- om restid faktureras på samma sätt som arbetstid,
- om material har påslag,
- om utlägg ska vidarefaktureras med eller utan påslag,
- om kunden kräver ordernummer, referens eller kostnadsställe.
Löpande räkning med tak
En fjärde form ligger mellan löpande räkning och fastpris: löpande räkning med tak, ofta kallat takpris. Kunden betalar utförda timmar men aldrig mer än ett avtalat belopp. Går jobbet snabbare faktureras det faktiska. Går det långsammare bär ni överskridandet, om inte kunden godkänt en ändring av taket.
Två saker avgör om taket fungerar. Först vad som räknas mot taket: bara arbetstid, eller även resa och material. Sedan vad som händer när taket närmar sig. Skriv in att ni varnar kunden vid, till exempel, 80 procent av taket, och att arbete över taket kräver ett nytt godkännande. Då blir en överskriden budget ett samtal i tid och inte en tvist på fakturan.
Mot en privatkund finns en särskild regel. Har ni lämnat ett ungefärligt pris får det enligt 36 § konsumenttjänstlagen inte överskridas med mer än 15 procent, om inte ett annat tak har avtalats eller ni har rätt till pristillägg för tilläggsarbete som kunden godkänt. Taket i avtalet går alltså före, och är det inget tak gäller 15-procentsregeln. Det är en konsumentregel och gäller inte mellan två företag.
Fastpris
På ett fastprisjobb ska timmarna inte råka hamna som extra fakturarader. De behövs ändå. Utan rapporterad tid vet ni inte om ett uppdrag som såldes för 80 000 kronor kostade 45 eller 110 timmar att leverera.
Faktureringen styrs av avtalet: hela beloppet, ett datum eller en milstolpe. Tid och kostnader styr uppföljningen. Överskridanden blir bara tillägg när avtalet ger stöd för det och kunden har godkänt ändringen.
Ändrings- och tilläggsarbeten (ÄTA)
För installatörer och andra som arbetar i entreprenadform är ÄTA det som avgör om ett fastprisjobb går ihop. ÄTA står för ändrings-, tilläggs- och avgående arbeten. Mellan företag regleras det normalt i de allmänna bestämmelserna AB 04 (utförandeentreprenad) eller ABT 06 (totalentreprenad), om ni har avtalat att de gäller. Mot privatpersoner används ofta ABS 18, de allmänna bestämmelserna för konsumententreprenader avseende småhus, och konsumenttjänstlagen gäller i botten.
Bestämmelserna ställer krav på hur ett tillägg beställs och anmäls, och i praktiken är det där ersättningen försvinner. Läs de bestämmelser ni har avtalat och skriv in hur ni arbetar: vem hos kunden får beställa ändringar, i vilken form, och hur ni prissätter dem. Rutinen som håller är enkel:
- Ändringen noteras på jobbet innan arbetet startar, med kort beskrivning.
- Kunden bekräftar skriftligt, ett mejlsvar går att visa upp efteråt.
- Tiden rapporteras mot ÄTA-delen, inte mot grundjobbet.
- ÄTA hamnar som egen rad på underlaget, löpande eller med fast belopp.
Mot en privatkund är det extra viktigt. Rätten till pristillägg för tilläggsarbete (38 § konsumenttjänstlagen) förutsätter att arbetet utförts enligt lagens regler om tilläggsarbete. Ett muntligt "det löser vi" på arbetsplatsen ger er inget att visa om kunden ifrågasätter fakturan.
Marginaluppföljning på fastpris
Fastpriset är lika med en timbudget. Sälj 80 000 kr med timpris 1 000 kr och budgeten är 80 timmar, minus material och resa. Rapportera timmar som vanligt och följ tre tal:
- förbrukade timmar mot budget, medan jobbet pågår,
- utfallet i kronor: fastpriset minus timmarna gånger er kostnad per timme minus material,
- avvikelsens orsak: dålig kalkyl, ändrat önskemål eller ineffektivt arbete.
Ändrade önskemål ska bli ÄTA. Dålig kalkyl ska förändra nästa offert. Kostnad per timme räknar ni ut i kalkylatorn för timpris, och hur mycket av tiden som faktiskt går att debitera visar debiteringsgrad.
Retainer
En retainer behöver två separata svar:
- Vad faktureras den här månaden?
- Hur mycket av den avtalade kapaciteten användes?
Fakturan kan vara samma belopp varje månad samtidigt som den interna uppföljningen visar timmar per aktivitet. Om oanvänd tid sparas, förfaller eller får flyttas måste regeln stå i avtalet och i systemet.
Hur en retainer prissätts
En vanlig utgångspunkt är ett antal timmar per månad gånger ordinarie timpris, med en rabatt som motsvarar att ni får förutsägbar intäkt och slipper sälja in varje uppdrag. Räkna på rabatten: en retainer med 10 procent lägre timpris måste ha en debiteringsgrad som bär det. Börja med kundens faktiska förbrukning de senaste månaderna, inte med ett önskat belopp.
Outnyttjade och överskridna timmar
Tre frågor behöver ett svar i avtalet, annars får ni dem som reklamation:
- Outnyttjade timmar. Tre vanliga lösningar: de förfaller vid periodens slut, de får flyttas en period framåt (ofta med en gräns, till exempel en månads omfattning), eller de bokas av mot ett särskilt projekt. Förfaller de ska det sägas rakt ut, eftersom kunden annars uppfattar dem som sparade.
- Överskridna timmar. Antingen debiteras de löpande till avtalat timpris, eller så gäller ett tak utan merdebitering. Skriv vem som får godkänna extra timmar, och att ni meddelar kunden vid till exempel 80 procent förbrukat.
- Det som inte ingår. Lista vad som räknas som retainerarbete och vad som är eget uppdrag. Utan den gränsen växer en retainer tyst till ett fastpris för obegränsat arbete.
Avtalet som gör fakturan ostridig
De flesta fakturatvister beror på något avtalet inte sa. Se till att det anger:
- vad som ingår, med exempel,
- period, belopp och betalningsvillkor,
- hur förbrukning redovisas och när kunden får se den,
- regeln för outnyttjade och extra timmar,
- uppsägningstid och vad som händer med oanvänd tid vid uppsägning,
- hur ändringar beställs och av vem.
Skicka dessutom en kort sammanställning av förbrukningen varje period, så att kunden inte ser den för första gången på fakturan.
När formerna blandas
Ett vanligt konsultuppdrag har fast pris för införandet, löpande räkning för ändringar och en retainer för förvaltning. Lägg inte allt på ett odelat projekt med en enda prisregel.
Använd separata jobb eller delar:
- Införande, fastpris 120 000 kr.
- Ändringar, löpande 1 250 kr per timme.
- Förvaltning, retainer 20 000 kr per månad.
Tiden kan rapporteras mot samma kund men måste hamna mot rätt avtalsdel. Då blir både fakturan och lönsamheten begripliga.
Så syns varje form på faktureringsunderlaget
| Form | Raden på underlaget | Sidoinformation |
|---|---|---|
| Löpande räkning | En rad per person, datum och typ, med antal och pris | Beskrivning, ordernummer, material och utlägg |
| Löpande med tak | Som löpande, plus summa hittills mot taket | Kvarvarande belopp, notering vid varning |
| Fastpris | En rad för hela beloppet eller milstolpen | Eventuella ÄTA som egna rader. Timmarna visas inte för kunden |
| Retainer | Periodens belopp som en rad | Förbrukade timmar mot avtalade, saldo eller överskridande |
Det som är intern uppföljning, som timmar på fastprisjobbet, ska finnas i systemet men inte nödvändigtvis på kundens underlag. Hur ett underlag byggs i övrigt står i faktureringsunderlaget.
Det som ska godkännas
Systemet kan räkna enligt avtalet. En person behöver fortfarande godkänna avvikelser, tillägg och vad som faktiskt ska nå kunden. Den gränsen är särskilt viktig när ett fastprisjobb har gått över budget: fler rapporterade timmar är inte automatiskt fler fakturerbara timmar.
Se vad ett komplett faktureringsunderlag ska innehålla och räkna ut rätt timpris.
Vanliga frågor
- Ska tid rapporteras på fastprisjobb?
- Ja. Tiden ska inte automatiskt bli fakturarader, men den behövs för att följa kostnad, marginal och hur nästa offert ska prissättas.
- Vad är skillnaden mellan retainer och fastpris?
- Fastpris gäller normalt ett definierat resultat eller uppdrag. En retainer gäller återkommande tillgänglighet eller en överenskommen leverans per period.
- Kan avtalsformer blandas på samma faktura?
- Ja. Håll varje del på separata jobb eller tydligt märkta rader så att fast pris, löpande arbete och utlägg inte räknas ihop av misstag.
- Vad händer med outnyttjade retainertimmar?
- Det som inte står i avtalet blir tvist. Bestäm i förväg om timmarna förfaller varje månad, får flyttas en period framåt eller bokas av mot kommande arbete, och skriv in samma regel i systemet.
- Hur mycket får ett ungefärligt pris överskridas mot en privatkund?
- Enligt 36 § konsumenttjänstlagen får ett ungefärligt pris överskridas med högst 15 procent, om inte annat tak har avtalats eller näringsidkaren har rätt till pristillägg för godkänt tilläggsarbete. Gäller bara avtal med konsumenter.