Tidrapportering för små företag som fakturerar tid
Tidrapportering som blir faktura, inte bara lön.
Timmar, resor, material och kvitton rapporteras på jobbet de hör till, med era priser. Det går att svara på ett mejl, skriva en rad till assistenten eller använda telefonen. När månaden är slut är underlaget per kund redan klart.
Känner ni igen er?
Tiden finns, men den når inte fakturan.
01
Veckan fylls i på fredag, från minnet.
Det som var en timme här och en halvtimme där blir en avrundad dag, eller ingenting alls.
02
Resor och kvitton ligger någon annanstans.
Timmarna står i ett system, kvittona i bilen och milen i en anteckning. Någon ska pussla ihop dem innan fakturan går.
03
Månadsskiftet är en jakt.
Den som fakturerar ringer runt och frågar vad som gjordes hos vilken kund, och vad som redan är fakturerat.
Tidrapportering i Solvind
Från en rad i ett mejl till en rad på fakturan.
1 · Svara på ett mejl
Rapportera utan att logga in.
Skriv timmar och jobb i ett mejl till bolagets adress i Solvind. Raden bokas på rätt jobb och prissätts med era timpriser, och ett svar bekräftar vad som bokades. Blev det fel räcker det att svara ”ändra”.
6 h Pumpbyte Kv. Lärkan, 1 h resa.
Bokat: 6 h arbete och 1 h resa på Pumpbyte Kv. Lärkan. Svara ”ändra” om något inte stämmer.
2 · Skriv det som en mening
Eller säg det till assistenten.
Den som är inloggad kan skriva sina timmar rakt i assistentens fält. En rad som tydligt är egen tid bokas direkt på jobbet. Allt annat kommer som ett förslag ni godkänner.
3 · Telefonen
Tid, resa och kvitto på vägen hem.
En enkel vy i telefonen för dagens tid, veckan och era jobb. Kvittot fotas, beloppet läses av och hamnar på jobbet. Utan täckning sparas fotot i telefonen och bokas när nätet är tillbaka.
Idag · Sara Lind
4 · Priset följer med
Varje timme har ett pris redan när den rapporteras.
Timpriser per roll, med avvikande priser per kund, och påslag på material. Därför syns det ofakturerade i kronor per kund och jobb hela månaden, inte först vid månadsskiftet.
Ofakturerat i oktober
5 · Debiteringsgrad
Debiterbar och intern tid hålls isär.
Intern tid rapporteras på egna interna jobb, till exempel utbildning eller sälj. Var och en ser sin debiteringsgrad för veckan och månaden, och bolaget ser den per person.
Min tid · oktober
6 · Månadsskiftet
Underlaget är klart. Fakturan skapas i ekonomisystemet.
Ett faktureringsunderlag per kund och period, med varje rad spårbar till person, dag och pris. Godkända fakturor skapas i Fortnox, Visma eEkonomi, Bokio, Björn Lundén eller Hogia. En fakturerad rad går inte att ändra i efterhand.
Skapa fakturor för oktober
4 kunder, 61 tidrader och 9 utlägg, 148 600 kr exkl. moms.
Två sorters tidrapportering
Tid för lönen eller tid för fakturan?
Många tidrapporteringsappar är byggda för närvaro och lön: in- och utstämpling, schema och övertid. Ett bolag som säljer tid behöver i första hand veta vad timmen ska faktureras på.
- Frågan
- Närvaro och lön: När var personen på jobbet?
- Solvind: Vad gjordes, för vilken kund, och till vilket pris?
- Raden
- Närvaro och lön: In- och utstämpling, total arbetstid.
- Solvind: Timmar på ett jobb, med arbete, resa, material och kvitton bredvid.
- Pris
- Närvaro och lön: Saknas, eller läggs på i ett annat system.
- Solvind: Timpris per roll och kund redan när raden rapporteras.
- Efteråt
- Närvaro och lön: Underlag till lönen.
- Solvind: Faktureringsunderlag per kund, och fakturan i ert ekonomisystem.
Fråga Solvind
Det ni undrar om tiden, utan att öppna en rapport.
Assistenten läser samma kunder, jobb, planering och underlag som ni. Den svarar med siffror och namn och säger vad svaret bygger på.
- Vad är ofakturerat hos Fastighets AB Lärkan?
- Hur många timmar har vi lagt på Pumpbyte Kv. Lärkan mot offerten?
- Vem har rapporterat minst den här veckan?
- Vad var debiteringsgraden per person i september?
- Hur många timmar rapporterade Sara i oktober?
Branschens ord
Orden i tidrapportering, och hur Solvind räknar.
- Tidrapport
- Det en person har arbetat, per dag och jobb. I Solvind är varje rad en rad på jobbet, med pris.
- Debiterbar tid
- Tid som ska faktureras en kund. Rapporteras på kundens jobb.
- Intern tid
- Tid som inte faktureras, till exempel utbildning, sälj eller administration. Rapporteras på interna jobb.
- Debiteringsgrad
- Debiterbara timmar delat med alla rapporterade timmar, per person och period.
- Faktureringsunderlag
- Det som ska faktureras en kund för en period, rad för rad. Blir faktura i ert ekonomisystem.
- Rapportör
- En person som bara lämnar sin egen tid, resor och kvitton. Kostar inget.
Räkna och läs vidare
Vanliga frågor
Vad är ett tidrapporteringssystem?
Ett system där medarbetare lämnar sina arbetade timmar. I ett bolag som fakturerar tid ska timmarna också kopplas till kund och jobb, få ett pris och bli ett faktureringsunderlag. Solvind gör allt det på samma ställe.
Behöver alla en app för att rapportera tid?
Nej. Det går att svara på ett mejl med timmar och jobb. Det finns också en vy i telefonens webbläsare för tid, resor och kvitton, som kan läggas på hemskärmen.
Vad kostar tidrapporteringen för små företag?
Solvind kostar ett pris per bolag efter storlek, från 795 kr i månaden för 1–4 användare och 1 395 kr för 5–9. Alla användare ingår, så en montör eller tekniker behöver ingen egen licens.
Kan tiden gå vidare till Fortnox?
Ja. Fakturor skapas i Fortnox, Visma eEkonomi, Bokio, Björn Lundén eller Hogia med underlaget bifogat.
Kan vi skilja på debiterbar och intern tid?
Ja. Intern tid rapporteras på interna jobb, som utbildning eller sälj. Debiteringsgraden räknas per person, vecka och månad.
Går det att flytta från Excel eller ett annat system?
Ja. Kunder, jobb, priser och artiklar importeras vid start. Guiden om att byta från Excel visar hur det brukar gå till.
Få tillgång till Solvind
Vi öppnar för nya bolag löpande. Vid start hjälper vi er att importera kunder, artiklar och timpriser.