Tidrapportering för VVS-firmor: jour, delar från grossisten och rot på samma faktura
En VVS-firma lever på utryckningar, delar som hämtas på vägen och privatkunder som förväntar sig rotavdrag på fakturan. Så håller små rörfirmor ihop timmar, material och resa per jobb utan att någon sitter på söndagen och räknar.
Joakim Eriksson3 min läsning
En VVS-firma lever på tre saker som alla är svåra att fakturera rätt: utryckningar som sker när kontoret är stängt, delar som hämtas hos grossisten på vägen, och privatkunder som förväntar sig rotavdrag på fakturan. Det är inte tidrapporteringen i sig som är problemet. Det är att den ska hänga ihop med material, resa och avdrag per jobb, i ett bolag där ägaren ofta är den som kör.
Det som är specifikt för VVS
Jouren. Vattenläckan klockan elva på kvällen faktureras till jourpris, med utryckningsavgift. Rapporteras den på måndagen som "4h" är den värd hälften. Jour ska vara en egen typ med eget pris, och rapporteras samma kväll.
Delarna hämtas. Blandaren, kopplingen och packningen kommer från Dahl, Ahlsell eller Onninen, ofta samma dag, ofta på vägen till kunden. Följesedeln är på papper i bilen. Faktureras jobbet utan den är delarna gratis.
Rot på privatjobb. Blandarbyte, golvvärme, nytt badrum. Kunden vill se avdraget på fakturan, och fakturan måste vara rätt för att Skatteverket ska betala. Räkna i kalkylatorn för rotavdrag och se vad fakturan ska innehålla.
Fastighetsbolag och löpande avtal. Bostadsrättsföreningar och förvaltare med ramavtal: fast timpris, ibland fast pris per åtgärd, alltid krav på specifikation per adress och lägenhet. Underlaget måste kunna visa var jobbet gjordes, inte bara vem kunden är.
Certifiering på personen. Säker Vatten, heta arbeten, ibland Svenskt Vatten. Kunder och försäkringsbolag frågar. Certifikaten ska ligga på personen med giltighetsdatum, och systemet ska säga till innan de går ut.
Så ser en utryckning ut
Samtalet kommer 22.40. Rörmokaren är på plats 23.15, stänger av, byter kopplingen, klar 00.50. Hem. Nästa morgon, ett mejl: "Hej Peter, du saknar tid för igår kväll och natt." Svaret:
jour 22.40–00.50 Brf Solgläntan lgh 1203 vattenläcka, koppling Dahl bifogad
Bokat: jour 1 h 20 min den 9 sep och 50 min den 10 sep på Brf Solgläntan, lgh 1203, vattenläcka. Utryckningsavgift tillagd. Följesedel 640 kr som material.
Två dagar, jourpris, utryckningsavgift, materialet, lägenhetsnumret i beskrivningen. Ett kort till ägaren, ett tryck. Mekaniken beskrivs i tidrapportering via mejl.
Vad varje jobb ska ha
| Rad | Från | Att tänka på |
|---|---|---|
| Arbete, per person och dag | Rörmokarens svar | Fastpris rapporteras men faktureras inte |
| Jour, per person och dag | Rörmokarens svar, egen typ | Eget pris, utryckningsavgift |
| Resa | Rörmokarens svar | Enligt avtal, alltid rapporterad |
| Delar | Följesedel, foto | Med påslag, bestämt i förväg |
| Utlägg | Kvitto, foto | Parkering, hyrd maskin |
| Adress och lägenhet | I beskrivningen | Krävs av förvaltare och för rot |
| Foton före och efter | Sparas på jobbet | Försäkringsärenden frågar efter dem |
Månadsskiftet
Villakunden får en faktura med arbetskostnaden särredovisad och rotavdraget avdraget. Föreningen får en faktura per månad med underlaget per adress som bilaga. Försäkringsärendet får underlaget med foton. Allt till Fortnox, Visma eller Bokio med ett tryck. Vad som ska stå på fakturan finns i guiden om faktureringsunderlag.
Vad Solvind gör för VVS-firmor
Påminner den som saknar timmar, läser svaret och följesedeln, skiljer på arbete, jour, resa och delar, lägger adress och lägenhet i underlaget, räknar rot och sätter kundens uppgifter på fakturan, håller certifikaten på personen med datum. Fakturorna till ert ekonomisystem med ett tryck. Vad vi inte gör: schemaläggning av jourveckor, kalkyler för stora entreprenader, personalliggare på bygget.
Vanliga frågor
- Hur rapporterar man en akut utryckning som pågår över midnatt?
- Som två rader, en per dag, med typen jour. Det ger rätt pris och rätt dag i underlaget, och gör att kunden ser varför fakturan har jourpris.
- Ska delar faktureras med påslag?
- Nästan alltid. Ni har hämtat, transporterat och garanterat delen. Påslaget ska vara bestämt i förväg per kundtyp så att ingen räknar det i efterhand.
- Vad krävs för rotavdrag på ett VVS-jobb?
- Att jobbet är reparation, underhåll, om- eller tillbyggnad i kundens bostad, och att fakturan särredovisar arbetskostnaden med kundens personnummer och fastighetsbeteckning eller bostadsrättsuppgifter. Byte av blandare i en villa ger rot, byte i en hyresrätt gör det inte.
- Vi har Säker Vatten-certifiering, ska den finnas i systemet?
- Ja, på personen. Kunder och försäkringsbolag frågar efter den, och den ska vara ett tryck bort, inte ett mejl till kontoret.