Byta arbetsordersystem: vad du tar med, parallellkörning och bytesdag

Ett arbetsordersystem byts bäst vid en bestämd dag: order som skapats före den avslutas och faktureras i det gamla systemet, order som skapas efter den finns bara i det nya. Det som avgör om bytet blir smidigt är tre saker: att de öppna ordrarna och det ofakturerade inte tappas, att historiken per kund och anläggning följer med, och att teknikerna i fält vet var de ska rapportera från första dagen.

Valet av nytt system står i arbetsordersystem för el och VVS. Den här guiden börjar när ni redan vet att ni ska byta. Vill ni se hur en arbetsorder ser ut i Solvind finns arbetsorder och en mall för arbetsorder.

Checklistan är skriven för service-, el-, VVS- och installationsföretag. Byter ni bara tidrapportering, utan arbetsorder, passar guiden om att byta tidrapporteringssystem bättre.

Checklistan i korthet

1. Läs avtalet: uppsägningstid och rätt till export.
2. Gör en lista över öppna order och allt ofakturerat.
3. Städa och exportera kunder, anläggningar, artiklar och priser.
4. Bestäm hur mycket historik och vilka dokument som ska med.
5. Lägg in serviceavtal och återkommande order.
6. Koppla ekonomi och lön, och testa.
7. Planera parallellperioden.
8. Skriv ner kraven på det nya systemet.
9. Sätt bytesdagen och förbered teknikerna.
10. Stäng det gamla när sista ordern är fakturerad.

1. Avtalet med nuvarande leverantör

Ta reda på uppsägningstiden och vad ni har rätt att få ut: vilka data, i vilket format och hur länge efter avtalets slut. Dokument som servicerapporter och foton ligger ibland i en separat lagring som inte följer med den vanliga exporten. Fråga specifikt om dem.

Räkenskapsinformation, som underlag till fakturor, ska sparas i sju år enligt bokföringslagen. Det gäller även det som ligger kvar i ett system ni slutar använda, så exportera innan åtkomsten försvinner.

2. Öppna order och det ofakturerade

Det här är punkten som kostar pengar om den missas. Ta ut en lista över:

• Öppna order per kund, med status: inte påbörjad, pågående, klar men inte fakturerad.
• Rapporterat men ofakturerat: timmar, material, resor och utlägg per order.
• Material som beställts till en order men ännu inte levererats eller rapporterats.

Bestäm för varje order om den ska avslutas i det gamla eller flyttas. Tumregeln: det som blir klart inom några veckor avslutas där det började.

3. Grunddata

Har ni grossistens prisfil i det gamla systemet, ta reda på hur den läses in i det nya. Det är sällan samma format.

4. Historik och dokument

Teknikern som åker ut ska kunna se vad som gjordes förra gången på samma anläggning. Det är historikens viktigaste uppgift.

• Utförda order de senaste åren: datum, anläggning, vad som gjordes, vem. Summor räcker för tid och material.
• Servicerapporter, protokoll och foton: de kunden kan be om, och de ni kan behöva visa vid en tvist eller en tillsyn. Elinstallationsföretag ska till exempel ha ett egenkontrollprogram som beskriver hur arbetet kontrolleras, och kunna visa det vid tillsyn. Se också tidrapportering för elektriker.
• Fakturor stannar i ekonomisystemet.

Äldre historik behöver inte importeras. En sökbar export räcker.

5. Serviceavtal och återkommande order

Ett serviceavtal med besök varje kvartal eller varje år är lätt att tappa vid ett byte, för det syns inte som en öppen order förrän nästa besök skapas. Gör en lista över alla avtal med intervall, nästa besök och pris, och lägg in dem i det nya innan bytesdagen.

6. Ekonomi och lön

Ett arbetsordersystem lämnar ifrån sig fakturor eller fakturaunderlag till ekonomisystemet och underlag till lön: övertid, jour, traktamente och frånvaro. Kontrollera att artikelnummer och konton matchar ekonomisystemet, och testa både faktura och lönefil med riktiga data innan första skarpa ordern. Vad underlaget ska innehålla finns i guiden om faktureringsunderlag.

7. Parallellperioden

Kör inte samma order i två system. Det som går att köra parallellt är rapporteringen i det nya mot en kontrollsumma i det gamla.

• Vecka 1 till 2 före bytesdagen: lägg in grunddata i det nya och skapa tre till fem riktiga testorder med en tekniker. Fakturera inget från dem.
• Bytesdagen: nya order skapas bara i det nya. Gamla order avslutas och faktureras där de ligger.
• Vecka 1 till 4 efter: låt en person varje fredag stämma av två listor. Öppna order i det gamla ska bara minska. Rapporterad tid och material i det nya ska stämma mot det teknikerna minns att de gjort.
• Första månadsskiftet: ta fakturaunderlaget ur det nya och jämför med en vanlig månad i det gamla. Skiljer det mer än ni kan förklara, vänta med att stänga det gamla.

8. Vad det nya systemet måste klara

Skriv ner kraven före demon, inte efter. För ett bolag i el eller VVS är det oftast dessa:

• Fungerar utan täckning. Källare och landsbygd. Fråga vad som sparas lokalt och när det skickas, för tid, material och foton var för sig.
• Kundens signatur och servicerapport. Ett underlag teknikern lämnar kvar eller mejlar som PDF.
• ÄTA. Att extraarbete skrivs ner och godkänns av kunden innan det görs, inte efter.
• Export till bokföringen. Vilka program, vilket format, och om fakturan skapas i systemet eller i ekonomiprogrammet.
• Artiklar från grossisten. Prisfil eller katalog, och hur ofta den uppdateras.
• Import från det gamla. Vilka fält som läses in, och vem som gör jobbet.

9. Bytesdagen och teknikerna

• En bytesdag, gärna en måndag i början av en månad. Från den dagen skapas order bara i det nya.
• Teknikernas telefoner förbereds innan: inloggning eller vad som behövs för att rapportera, testat av var och en.
• Visa en vanlig order, från tilldelning till rapporterad tid, material och foto. En order, inte en hel utbildning.
• En person på kontoret som svarar på frågor de första veckorna.
• Stäm av efter första veckan: saknas tid eller material på någon order?

10. Stäng det gamla

När sista ordern i det gamla är fakturerad: ta en sista fullständig export, kontrollera att den går att öppna, och säg upp avtalet. Spara exporten tillsammans med övrig räkenskapsinformation.

Så gör vi i Solvind

I Solvind är ett jobb en arbetsorder: tid, delar, resor och kvitton samlas på det och följer med till faktureringsunderlaget, som exporteras till Fortnox, Visma, Bokio, Björn Lundén eller Hogia. Teknikerna rapporterar genom att svara på ett mejl, skriva till assistenten eller i en vy i telefonens webbläsare. Kvitton går att fota även utan täckning och köas tills det finns nät.

Mot listan ovan, ärligt:

• Finns inte ännu: fullt offlineläge för tid och material, kundens signatur och servicerapport som PDF, ÄTA-godkännande, en dagsvy för teknikern med timer, grossistkataloger, egenkontrollprotokoll och personalliggare.
• Import: det finns ingen färdig import från Bygglet eller Fieldly. Kunder, artiklar och timpriser läggs in tillsammans med oss vid start, från en Excelfil. Jämförelser finns för Bygglet och Fieldly.
• Fakturan: vi skickar inte fakturor själva. Underlaget exporteras, och fakturan skapas i ekonomiprogrammet.

Kräver ni något av det som inte finns är ett annat system rätt val, och då hjälper den här checklistan lika bra. Står ni fortfarande och väljer system, läs arbetsordersystem för el och VVS först.

Källor

• Bokföringslagen (1999:1078), 7 kap. 2 §, om att räkenskapsinformation ska bevaras i sju år: riksdagen.se
• Elsäkerhetsverket, Vad innebär egenkontroll? (krav på egenkontrollprogram för elinstallationsföretag): elsakerhetsverket.se
• Elsäkerhetsverket, Tillsyn av elinstallationsföretag: elsakerhetsverket.se