Byta tidrapporteringssystem: en checklista för flytten

Ett byte av tidrapporteringssystem lyckas på tre villkor: inget ofakturerat tappas, historiken räcker för att jämföra jobb med varandra, och alla rapporterar i det nya från samma dag. Det tekniska är sällan svårt. Det som går fel är att två system lever samtidigt för länge, eller att det som ännu inte fakturerats blir kvar i det gamla.

Byter ni tidsrapporteringssystem, eller tidrapporteringssystem som det oftast stavas, är stegen desamma. Checklistan nedan gäller oavsett vilka system det handlar om. Byter ni från ett kalkylark finns en egen guide: byt från Excel. Byter ni från Severa: byt från Visma Severa.

Checklistan i korthet

1. Bestäm bytesdag, ett månadsskifte.
2. Läs avtalet med nuvarande leverantör: uppsägningstid och rätt till export.
3. Städa och exportera grunddata.
4. Bestäm hur mycket historik som ska med.
5. Säkra det ofakturerade.
6. Koppla ekonomi och lön.
7. Kör en månad parallellt, och fakturera sedan från det nya.

Tidsplan: vecka för vecka

Uppskattning: räkna med sex till åtta veckor från beslut till första fakturan ur det nya systemet. Exemplet utgår från att bytet sker vid ett månadsskifte och att parallellmånaden är månaden före.

Säg inte upp det gamla först. Säg upp när sista fakturan är ute och exporten är kontrollerad.

1. Välj ett månadsskifte

Allt som rapporteras före bytesdagen faktureras från det gamla systemet. Allt efter faktureras från det nya. Blanda inte, för ett underlag som byggs ihop ur två system går inte att stämma av.

Välj en månad när de som kan systemen är på plats. Semestern och bokslutet är dåliga tillfällen.

2. Läs avtalet innan ni säger upp det

Två saker avgör hur bråttom det är: uppsägningstiden, och om ni har rätt att exportera era data, i vilket format och hur länge efter att avtalet tagit slut. Exportera allt ni vill ha medan ni fortfarande har full åtkomst. Räkenskapsinformation ska sparas i sju år enligt bokföringslagen, och det gäller även underlag som ligger i ett system ni slutat använda.

3. Grunddata: vad som ska exporteras

Det är grunddatan som tar tid. Att exportera går på en förmiddag; att få kunderna, jobben och priserna rena tar ofta en dag till. Gör det innan importen, inte efter.

4. Historik: hur mycket som behövs

Historik behövs för att kunna svara på frågor som "hur lång tid tog det liknande jobbet förra året" och för att se debiteringsgraden bakåt. Den behövs inte för att fakturera.

• Avslutade jobb: summor per jobb räcker, med kund, period och totala timmar.
• Tid de senaste tolv månaderna: summor per person, jobb och månad. Det räcker för att jämföra och för att räkna debiteringsgrad.
• Tid rad för rad: bara för det som är ofakturerat, se nästa punkt.

Fakturor ligger i ekonomisystemet och ska stanna där.

5. Säkra det ofakturerade

Det här är punkten som kostar pengar om den missas. Ta ut en lista över allt som är rapporterat men inte fakturerat på bytesdagen: timmar, material, resor och utlägg, per kund. Antingen faktureras allt från det gamla systemet i den sista körningen, eller så flyttas raderna till det nya. Välj det ena, och stäm av summan per kund efteråt.

Glöm inte pågående fastprisjobb. Där ska timmarna inte faktureras, men de ska följas upp mot offerten, så de behöver finnas i det nya.

6. Kopplingar till ekonomi och lön

Ett tidrapporteringssystem lämnar ifrån sig två saker: underlag till fakturor och underlag till lön (övertid, jour, traktamente, frånvaro). Kontrollera för båda:

• Vart går fakturaunderlaget i dag, och hur kommer det dit från det nya? En koppling till Fortnox, Visma eller Bokio, eller en fil?
• Vilka artikelnummer och konton använder ekonomisystemet? De ska matcha i det nya, annars bokförs intäkterna på fel konto.
• Vem tar ut lönefilen, och vilka lönearter ska den innehålla?

Testa båda kopplingarna med riktiga data innan parallellmånaden börjar.

7. Parallellmånaden

Under en hel faktureringsperiod rapporterar alla i det nya systemet. Det gamla finns kvar, öppet för att jämföra men inte för att rapportera i. I slutet av månaden tar ni fram underlaget per kund ur det nya och jämför med vad ni hade väntat er. Stämmer det är bytet klart. Den första fakturan ur det nya systemet är det egentliga bytet.

Kör inte halva bolaget i det gamla och halva i det nya. Då har ni två halva underlag och ingen hel bild.

Bytet vid månadsskiftet

Själva bytesdagen är lugn om förarbetet är gjort. Sista dagen i månaden stängs det gamla för rapportering. Första dagen i nästa rapporterar alla i det nya. Under de närmaste dagarna fakturerar ni föregående månad ur det gamla systemet och tar ut listan över det ofakturerade. Ändra ingenting i det gamla efter det.

Vad som ska ut ur det gamla systemet

Ta ut en fil per sak, och spara dem tillsammans med datum för uttaget:

• Pågående jobb: namn, kund, avtalsform, offererat belopp, timmar och kostnad hittills.
• Kunder: med organisationsnummer och fakturamottagare.
• Prislistor: timpris per roll eller person, kundspecifika priser, artiklar, resa och traktamente.
• Ofakturerad tid, material och resor: rad för rad, per kund, på bytesdagen.
• Tid de senaste tolv månaderna: summor per person, jobb och månad.

Vad ni ska fråga den nya leverantören

• Hur importeras kunder, jobb och priser, och hjälper ni till?
• Vilken koppling finns till vårt ekonomisystem, och vilka artikelnummer och konton används?
• Hur ser exporten ut om vi vill lämna igen, och vad kostar den?
• Var lagras data, och vad händer med den om vi säger upp?
• Hur rapporterar den som inte vill ha en app?
• Vem svarar de första två veckorna?

Vanliga misstag

• Byte mitt i en månad. Två källor, ingen avstämning.
• Gamla avtalet sägs upp innan exporten är kontrollerad. Sedan går den inte att ta om.
• Kundspecifika priser glöms. Första fakturan blir fel för just de kunder som läser den noga.
• Ofakturerat blir kvar. Förlusten syns först när kunden redan betalat.
• Parallellmånaden körs i båda systemen. Då rapporterar folk dubbelt, och ingen litar på någotdera. Rapportera i det nya, jämför mot det gamla.
• Ingen äger bytet. Utse en person.

Personalen

Det som avgör om ett nytt system fungerar är om de som ska rapportera gör det samma dag. Några saker som hjälper:

• Visa på deras egen telefon, före startdagen, hur en dags tid rapporteras. En dag, inte en hel genomgång.
• Säg vad som slutar gälla. Den gamla appen, kalkylarket, lappen i bilen. Ett ställe att rapportera på.
• Bestäm vem man frågar. En person på kontoret som kan det nya, de första två veckorna.
• Följ upp de första veckorna. Den som saknar tid ska få veta det dagen efter, inte vid månadens slut.

Så gör vi i Solvind

Vid start hjälper vi er att importera kunder, artiklar och timpriser från ert nuvarande system. Den som bara rapporterar tid behöver ingen egen inloggning, utan svarar på mejl eller använder en enkel vy i telefonen. Underlaget går till Fortnox, Visma eller Bokio när ni godkänt det. Parallellmånaden och avstämningen av det ofakturerade gör ni på samma sätt som med vilket system som helst; det är inget ett system kan hoppa över åt er. Hur det ser ut för ett elföretag eller en VVS-firma finns på Solvind för elektriker och Solvind för VVS.

Källor

• Bokföringslagen (1999:1078), 7 kap. 2 §, om att räkenskapsinformation ska bevaras i sju år: riksdagen.se