Fortnox projekthantering och tidrapportering: vad det klarar och var det slutar

Fortnox klarar projekt och tid bra så länge frågan är "hur går det för projektet, räknat i pengar och timmar". Det räcker inte när ett jobb också ska planeras, samla material och resor och godkännas före fakturan. Då behövs något vid sidan av, och bokföringen kan ändå ligga kvar i Fortnox.

Fortnox projekthantering: vad projekt i Fortnox är

Projekt är en dimension i bokföringen, inte ett jobbsystem. Enligt Fortnox supportsida om projekt slår du på funktionen i inställningarna och lägger upp projekt under Register. Ett projekt har nummer och benämning, och kan ha projektledare, uppskattade timmar och en budget. Projektet kan sättas på:

• offerter, ordrar och kundfakturor, i huvudet eller per rad,
• leverantörsfakturor och verifikationer, för hela verifikationen eller per konteringsrad.

Följer du projektet med rapporten Projektredovisning får du bland annat projektlista, resultatrapport per projekt, rapporterade intäkter och kostnader samt projekttransaktioner. Ett avslutat projekt går inte att koppla till nya fakturor eller verifikationer.

Det är ett bra sätt att se vad ett projekt har kostat och gett i bokföringen. Det är bokföringens bild: intäkter och kostnader som redan är bokförda.

Fortnox tidrapportering: vad Fortnox Tid lägger till

Fortnox Tid är ett tillägg som beställs ovanpå ett startpaket. Enligt Fortnox egen beskrivning kan du:

• registrera arbetad och fakturerbar tid, avvikelser, material och utlägg i appen eller på webben,
• följa kostnader och intäkter per kund och projekt, och se hur tiden fördelas på kunder, projekt och kostnadsställen,
• göra registrerad tid till underlag för faktura eller order, tillsammans med Fakturering eller Offert & Order, med projekt och kostnadsställe på fakturaraderna,
• använda tiden som underlag för lön,
• se debiteringsgrad och fakturerbart värde i statistiken.

Priset, kontrollerat 20 oktober 2026: Fortnox listar Tid till 89 kronor per användare och månad vid tolv månaders avtalsperiod på sin offentliga prislista, Väljer du tre månaders avtalsperiod tillkommer 15 procent enligt samma sida. Startpaketet och andra program kommer utöver det, så kontrollera aktuell prislista innan beslut.

Var Fortnox slutar för ett servicebolag

Det här är inte fel i Fortnox. Det är saker som Fortnox egna beskrivningar inte nämner, och som service-, installations- och konsultbolag ofta behöver:

• Resursplanering. Vem som är bokad på vilket jobb vilken vecka, och vem som har semester. Fortnox listar själv resursstyrning och projektplanering under tilläggssystem från partners.
• Arbetsorder med material från grossist. Att material och delar landar på rätt jobb med inköpspris och påslag, innan ni vet vad som ska faktureras.
• Marginal per jobb med tid, delar och resor samlade. Bokföringen ger er utfallet efteråt. Under jobbet vill arbetsledaren se var det lutar.
• Reseregler. Restid som debiteras med annat timpris, körersättning och när resan alls ska tas ut. Fakturera restid och resor går igenom det.
• Underlaget som bilaga och ett godkännande före fakturan. Kunden vill se vem som gjorde vad vilken dag, och någon ska ha sagt ja till helheten.
• Rapportering utanför ekonomisystemet. Teknikern i fält som skickar ett mejl eller ett foto på kvittot i stället för att logga in.

Det betyder inte att Fortnox inte kan användas. Många bolag löser delar av det med kalkylark eller en kompletterande app. Frågan är bara hur mycket handpåläggning det kostar varje månad.

Tre sätt att gå vidare

1. Fortnox ensamt. Projekt för bokföringen och Fortnox Tid för timmarna. Rätt när alla som rapporterar redan är i Fortnox och jobben är enkla timjobb.
2. En app ovanpå. En fristående tidrapporteringsapp som skickar tiden till Fortnox. Löser själva rapporteringen i fält, men material, resor och godkännande före fakturan ligger fortfarande utanför.
3. Ett verksamhetssystem som exporterar. Jobbet, med tid, material, resor och kvitton, byggs upp i ett eget system. Det godkända underlaget går till Fortnox, där bokföring och utskick ligger kvar. Solvind är ett sådant system: underlaget exporteras i Fortnox-format, vi skickar inte fakturan själva.

Ska du jämföra tidrapporteringsverktyg mot Fortnox Tid kan det hjälpa att först räkna på debiteringsgrad, för det är den siffran tidrapporteringen ska förbättra.

Skillnaden i en tabell

När Fortnox räcker

Det enklaste systemlandskapet är ofta det bästa. Projekt och Fortnox Tid är ett rimligt val när:

• alla som rapporterar redan arbetar i Fortnox,
• rapporteringen främst gäller timmar och enkla tillägg,
• projektstrukturen kan följa ekonomisystemets struktur,
• ingen behöver samla mejl, dokument och avvikelser före faktureringen,
• fakturan ska skapas och hanteras i samma miljö.

Att lägga till ett separat system utan ett tydligt arbetsproblem skapar bara ännu en plats att hålla uppdaterad.

När ett verksamhetssystem fyller gapet

Ett separat system är mer motiverat när jobbet börjar före tidrapporten och fortsätter efter den:

• Offerten ska bli ett jobb med samma prisregler.
• Tekniker rapporterar från fältet och ska inte arbeta i ekonomisystemet.
• Material, resor, kvitton och dokument ska ligga på samma jobb.
• Arbetsledaren behöver se avvikelser mot offert medan jobbet pågår.
• Någon måste godkänna helheten innan kundfakturan skapas.

I det upplägget är Fortnox fortfarande ekonomisystemet. Verksamhetssystemet gör underlaget komplett och skickar det som är godkänt. Räkna då på hela kostnaden: licenser, tiden för rättningar och dubbelregistrering, intäkt från arbete som aldrig kom med på fakturan, och införandet. Jämför funktioner ni faktiskt behöver, inte längden på prislistan. Om ni funderar på att byta finns en guide för att byta tidrapporteringssystem.

Om Solvind och Fortnox

I Solvind rapporterar medarbetare tid, resor och utlägg utan att behöva arbeta i Fortnox. Solvind bygger faktureringsunderlaget per kund och jobb. Efter godkännande exporteras underlaget till Fortnox, där fakturan skapas och skickas. Se hur Solvind kopplas till Fortnox.