Debiteringsgrad: så räknar du, vad som är normalt och hur du höjer den

Debiteringsgrad är andelen av den tillgängliga arbetstiden som faktureras kunden. Har en person 160 tillgängliga timmar en månad och 112 av dem faktureras är debiteringsgraden 70 procent. Det är det enskilt viktigaste nyckeltalet i ett bolag som säljer tid, för det avgör vad varje anställd kostar mot vad den drar in.

Formeln

Debiteringsgrad = fakturerade timmar / tillgängliga timmar.

Tillgängliga timmar är arbetstid enligt schema minus semester, sjukdom och annan frånvaro. Fakturerade timmar är de timmar som faktiskt hamnar på en faktura, inte de som rapporterats på ett kundjobb. Skillnaden är viktig, och vi kommer till den.

Ett räkneexempel

Ett servicebolag med sex personer, en normal månad.

Debiteringsgrad: 640 / 920 = 70 procent. Beläggningsgrad: 690 / 920 = 75 procent. De 50 timmarna mellan de två är arbete som gjordes åt kunder men aldrig blev pengar.

Med ett timpris på 950 kr är de 50 timmarna 47 500 kr den månaden. Det är den synliga förlusten.

Den osynliga förlusten

Räkneexemplet bygger på att alla 920 timmar rapporterats. Det har de inte. I nästan alla små bolag finns timmar som gjordes men aldrig blev en rad: det korta samtalet med kunden, resan som inte kändes som arbete, de tjugo extra minuterna på plats, tisdagen som fylldes i på fredagen från minnet.

De timmarna syns inte i debiteringsgraden, för de finns inte i täljaren och inte i nämnaren. Bolaget ser 70 procent och tror att det är sanningen. Om varje person tappar två timmar i veckan är det för sex personer 52 timmar i månaden, nästan lika mycket som den synliga förlusten. Räkna på era egna siffror i kalkylatorn för orapporterad tid.

Vad som är normalt

Det beror på vad ni säljer. Siffror som brukar nämnas som riktmärken: konsultbolag och byråer runt 60 till 75 procent, tekniker i fält med resor som faktureras ofta högre, bolag där ägaren säljer och levererar själv ofta lägre för ägaren och högre för övriga. Vi vill inte ge en exakt siffra, för de som cirkulerar är sällan svenska och sällan från bolag med under trettio anställda. Det som betyder något är er egen siffra per person och per månad, och åt vilket håll den rör sig.

Vad som drar ner den

• Tid som aldrig rapporteras. Se ovan. Den största posten i de flesta små bolag, och den enda som är osynlig.
• Fastprisjobb som drar över. Timmarna rapporteras men faktureras inte. Syns bara om ni jämför timmar mot offert per jobb.
• Resor som ges bort. Två timmar i bilen till en kund är arbetstid. Faktureras de inte är det ett beslut, och det ska vara ett medvetet sådant.
• Rabatt i efterhand. Underlaget visar 40 timmar, kunden "hade räknat med 30", fakturan blir 32. Det är åtta timmar med noll i debitering.
• Offerter och sälj. Nödvändigt, men ofta oproportionerligt hos den som äger bolaget. Mäts det inte växer det.
• Administration. Fredagens tidrapport, månadsskiftets underlag, jakten på kvitton. Tid som kostar, inte drar in.

Så höjer du den

1. Rapportera samma dag. Inte på fredagen. Det enda som stoppar den osynliga förlusten är att tiden bokas medan man minns den. Tidrapportering via mejl, med en påminnelse bara till den som saknar timmar, är det enklaste sättet vi vet.
2. Lägg resan på jobbet. Som en egen rad, med ett eget pris. Då blir det ett beslut att inte fakturera den, inte en glömska.
3. Jämför timmar mot offert medan jobbet pågår. Inte när det är slut. Ett jobb som ligger fyra timmar över offert i vecka två går att prata med kunden om. I vecka sex är det en rabatt.
4. Offerera från historiken. Vad tog liknande jobb förra gången? Om svaret är 34 timmar och ni offererade 28 är det där debiteringsgraden försvann.
5. Ta bort administrationen. Varje timme som läggs på tidrapporter och underlag är en timme med noll i debitering. Låt underlaget göra sig självt.