Reklam, design, digitalt, PR, innehåll, film
Affärssystem för reklambyrå och andra byråer som säljer timmar.
Ett byråsystem för reklambyrån, designbyrån och den digitala byrån: affärer, offerter, resursplanering, tidrapportering och retainrar på ett ställe, från brief till faktura. Ni ser vem som har tid nästa månad innan ni lovar ett startdatum, och vilka timmar som aldrig blev fakturerade.
Känner ni igen er?
Det som äter marginalen på en byrå syns sällan förrän månaden är slut.
01
Retainern äts upp i det tysta.
Kunden får mer än avtalet säger. Ingen säger nej, och ingen ser det förrän timmarna summeras i efterhand.
02
Planeringen ligger i ett kalkylark.
Vem är fullbokad, vem har luft, och hur påverkar pitchen som kanske blir av? Svaret finns i huvudet på en person.
03
Timmarna rapporteras på fredag eftermiddag.
Eller måndag. Det som inte rapporteras faktureras aldrig, och det som rapporteras sent blir gissningar.
Från affär till faktura
Så fungerar tidrapportering, planering och CRM för en byrå i Solvind.
1 · Vinn affären
Pipeline per affär, inte per kund.
En byrå kör flera projekt för samma kund, så varje affär har sitt eget steg och sin egen sannolikhet. Nya leads samlas i Att sortera. Solvind föreslår bolag ur SCB:s register som liknar era bästa kunder och visar varför de passar.
Att sortera · förslag från SCB
Livsmedel, Göteborg, 50–99 anst. · Bransch ✓ Län ✓ Storlek ✓
Sjöfart, Uddevalla, 20–49 anst. · Bransch ✗ Län ✓ Storlek ✓
2 · Förbered pitchen
Mötet är förberett dagen innan.
Inför morgondagens möte sammanfattar assistenten kunden, historiken och det som hänt sedan sist. ✦ Undersök tar fram ett underlag om ett nytt bolag med källor till varje punkt. Punkter utan källa tas bort.
3 · Planera
Vem har tid när briefen landar?
Boka personer på jobb eller på affärer som ännu inte är vunna, i procent per månad eller timmar per vecka. Preliminärt och bekräftat hålls isär. Fullbokad betyder er målbeläggning, inte 100 %, så planen tål en sjukdag.
Planering · beläggning per vecka
4 · Offert och leverans
Offerten börjar med briefen och slutar med facit.
Assistenten gör ett utkast med era roller, priser och villkor. När ni gjort liknande jobb förut ser ni hur många timmar de faktiskt tog. När offerten skickas flyttas affären fram, och när den accepteras är den vunnen.
Skicka offert 2026-0148 till Polestar AB
Lanseringskampanj, 184 h i tre roller, 236 000 kr exkl. moms. Förra lanseringen tog 201 h.
5 · Tid och uppföljning
Timmar utan tidrapport, avvikelser medan det går att göra något.
Den som saknar tid får ett mejl med dagarna som fattas och svarar med en rad. Startsidan visar jobb över offert, ofakturerat per kund och offerter som snart går ut.
tis 6h Volvo kampanj 2h internt, ons 8h Polestar
Kräver uppmärksamhet
6 · Månadsskiftet
Underlaget är klart när månaden är det.
Varje rad är spårbar till person, dag och pris. Efter godkännande skapas fakturorna i Fortnox, Visma eller Bokio med underlaget som pdf.
Fråga Solvind
Det en byråledning frågar varje måndag.
Assistenten läser samma kunder, jobb, planering och underlag som ni. Den svarar med siffror och namn och säger vad svaret bygger på.
- Vilka är obokade nästa månad?
- Hur många timmar behöver vi sälja för att bli fullbokade i kvartalet?
- Vad är ofakturerat hos ICA?
- Vilka affärer står i Offert och vad är de värda viktat?
- Hur många timmar tog förra lanseringen per roll?
Branschens ord
Retainer, pitch och overservicing, i Solvind.
- Retainer
- Ett löpande samarbete per kund. Timmarna samlas per månad och det ofakturerade syns på kunden.
- Fastpris och löpande räkning
- Fastpris som egna rader, löpande timmar mot er prislista. Båda på samma underlag.
- Pitch
- En affär i pipelinen med sannolikhet. Personer kan bokas preliminärt på den innan den är vunnen.
- Beläggning
- Bokade timmar mot kapacitet, med helgdagar, semester och frånvaro dragna. Målet sätter ni själva, ofta 80 %.
- Overservicing
- Tid över offert syns på jobbet medan det pågår, inte i efterkalkylen.
- Frilansare
- Underkonsulter planeras och rapporterar som alla andra, men syns för sig.
Räkna och läs vidare
Vanliga frågor
Kan vi planera personer på pitchar som inte är vunna?
Ja. En bokning på en affär är preliminär tills affären vinns. Förloras den räknas bokningen inte längre.
Planerar vi i procent eller timmar?
Båda går. Byråer brukar planera i procent per månad, men en bokning kan också vara timmar per vecka eller hela dagar.
Räcker ett projektverktyg som monday för en reklambyrå?
Ett projektverktyg visar uppgifter, inte vad timmarna kostar eller vad som är ofakturerat. Solvind har tid, pris och faktureringsunderlag per kund, och uppgifter finns också. Jämförelsen finns under Solvind eller monday.com.
Måste alla fylla i en tidrapport?
Nej. Solvind mejlar den som saknar tid, om de dagar som saknas. Svaret är en rad text. Priset gäller bolaget, inte varje person.
Kan vi ha retainer och löpande timmar på samma faktura?
Ja. Fastpris läggs som egna rader och löpande timmar prissätts med kundens timpris, på samma underlag. Fakturan skapas i Fortnox, Visma eEkonomi eller Bokio.
Få tillgång till Solvind
Vi öppnar för nya bolag löpande. Vid start hjälper vi er att importera kunder, artiklar och timpriser.