Arbetsorder för servicebolag och installatörer
Arbetsordersystem för små serviceföretag.
En arbetsorder i Solvind är ett jobb: kund, plats, vem som gör det och när. Tid, material, resor, kvitton, foton och servicerapporter samlas på jobbet. Det som ska faktureras följer med till underlaget, och fakturan skapas i ert ekonomisystem.
Känner ni igen er?
Arbetsordern finns på papper. Fakturan skrivs någon annanstans.
01
Ordern och tiden lever var för sig.
Arbetsordern ligger i en pärm eller ett kalkylark, timmarna i ett annat system och materialet på en följesedel i bilen.
02
Det som gjordes på plats kommer inte med.
En extra timme, en packning till eller en resa till. Det är gjort, men står inte på ordern när fakturan skrivs.
03
Ingen ser vad som ligger ofakturerat.
Jobb som är klara men inte fakturerade syns först när någon går igenom pärmen.
Arbetsorder i Solvind
Från beställning till faktura på samma jobb.
1 · Beställningen
Offerten blir ett jobb när kunden säger ja.
En accepterad offert blir ett jobb. Ett jobb kan också läggas upp direkt, med kund, beskrivning, plats och datum. Varje jobb faktureras på löpande räkning, till fast pris eller som ett månadsavtal.
2026-118 · Byte av cirkulationspump
2 · Vem gör det
Teknikerna planeras på jobbet.
Boka personer på jobbet i hela dagar, timmar eller procent. Semester, frånvaro och helgdagar är redan dragna, och planeringen visar när någon är dubbelbokad.
Planering · beläggning per vecka
3 · Ute hos kunden
Tid och material rapporteras på ordern.
Teknikern svarar på ett mejl eller använder telefonen. Timmar, resor och kvitton hamnar på jobbet med era priser. Den som bara rapporterar behöver ingen egen licens.
2026-118: 5 h, ny pump monterad och provkörd. 1 h resa.
Bokat: 5 h arbete och 1 h resa på Byte av cirkulationspump. Svara ”ändra” om något inte stämmer.
4 · Allt på ett ställe
Material, foton och servicerapporter ligger på jobbet.
Material och utlägg är rader på jobbet, med kvittot kvar som underlag. Foton, protokoll och servicerapporter sparas på jobbet, och uppgifter med checklistor kan läggas på det. Assistenten kan söka i dokumenten.
Rader · 2026-118
5 · Fråga om jobbet
Svar om ordern utan att leta.
Assistenten läser samma jobb, rader och dokument som ni. Fråga vad som är ofakturerat, hur timmarna ligger mot offerten eller vad som gjordes förra gången.
Vad gjorde vi hos Brf Sjöutsikten förra hösten?
Ni bytte expansionskärl och injusterade värmen i hus A och B, 9 h och material för 4 120 kr.
Källa: jobb 2025-097 och servicerapporten 2025-10-14.
6 · Fakturan
Klara jobb blir underlag, och fakturan skapas i Fortnox.
Underlaget per kund och period visar varje rad med person, dag och pris. Godkända fakturor skapas i Fortnox, Visma eEkonomi, Bokio, Björn Lundén eller Hogia. En fakturerad rad är låst.
Skapa faktura för 2026-118
Brf Sjöutsikten, 6 h och material, 9 870 kr exkl. moms.
Papper eller system
När arbetsordern på papper slutar räcka.
En arbetsorder på papper fungerar för ett par jobb i veckan. Det som brukar få ett serviceföretag att byta är att ordern, tiden och fakturan är tre olika ställen.
- Tid
- Papper eller kalkylark: Skrivs på ordern, förs över för hand.
- Solvind: Rapporteras på jobbet och prissätts direkt.
- Material
- Papper eller kalkylark: Följesedlar och kvitton i bilen.
- Solvind: Rader på jobbet med kvittot som foto.
- Planering
- Papper eller kalkylark: En tavla på kontoret.
- Solvind: Bokningar på jobbet, med frånvaro och dubbelbokningar synliga.
- Fakturan
- Papper eller kalkylark: Skrivs av från ordern.
- Solvind: Underlaget går till ert ekonomisystem.
Fråga Solvind
Det arbetsledaren frågar om ordrarna.
Assistenten läser samma kunder, jobb, planering och underlag som ni. Den svarar med siffror och namn och säger vad svaret bygger på.
- Vilka jobb är klara men inte fakturerade?
- Hur ligger 2026-118 mot offerten?
- Vem kan ta ett pumpbyte i vecka 44?
- Vad gjorde vi hos Brf Sjöutsikten förra hösten?
- Vilka jobb pågår hos Brf Sjöutsikten?
Branschens ord
Arbetsorder, servicerapport och underlag, i Solvind.
- Arbetsorder
- Ett uppdrag att utföra ett arbete åt en kund. I Solvind heter det ett jobb, eller det ord ni själva väljer.
- Servicerapport
- Det som dokumenterar vad som gjordes på plats. Sparas som en fil på jobbet.
- Löpande räkning
- Kunden betalar för tid och material som går åt. Raderna på jobbet blir fakturan.
- Fast pris
- Ett belopp för hela jobbet, som en egen rad. Timmarna följs ändå upp mot offerten.
- Månadsavtal
- Ett avtal som faktureras varje månad, med återkommande uppgifter på jobbet.
- Faktureringsunderlag
- Det som ska faktureras en kund för en period. Blir faktura i ert ekonomisystem.
Räkna och läs vidare
Vanliga frågor
Vad är ett arbetsordersystem?
Ett system där varje uppdrag får en arbetsorder med kund, plats, vem som gör det och vad som gick åt. I Solvind är arbetsordern ett jobb, och tid, material och resor på jobbet blir faktureringsunderlag.
Behöver teknikerna en arbetsorder-app?
Nej. De kan svara på ett mejl med timmar och jobb, eller använda vyn i telefonens webbläsare för tid, resor och kvitton. Alla ingår i bolagets pris, utan licens per tekniker.
Kan kunden signera arbetsordern i Solvind?
Nej, inte i dag. Behöver ni en signatur på plats kan ni använda vår mall för arbetsorder på papper och fota den till jobbet.
Kan en arbetsorder ha fast pris?
Ja. Varje jobb faktureras på löpande räkning, till fast pris eller som månadsavtal. Timmarna följs upp mot offerten oavsett.
Vilka ekonomisystem fungerar det med?
Fakturor skapas i Fortnox, Visma eEkonomi, Bokio, Björn Lundén eller Hogia, med underlaget bifogat.
Få tillgång till Solvind
Vi öppnar för nya bolag löpande. Vid start hjälper vi er att importera kunder, artiklar och timpriser.