Faktureringsunderlag: vad det ska innehålla, hur det blir en faktura, och en mall
Ett faktureringsunderlag är sammanställningen av allt som ska faktureras en kund för en period: timmar, delar, resor och utlägg, spårbara till person och dag. Här är vad det ska innehålla, vad lagen kräver av fakturan det blir, och en mall att utgå från.
Joakim Eriksson4 min läsning
Ett faktureringsunderlag är sammanställningen av allt som ska faktureras en kund för en period: timmar, delar, resor och utlägg, med vem som gjorde vad, vilken dag och till vilket pris. Fakturan är summan. Underlaget är beviset. Har ni ett bra underlag skriver fakturan sig själv, och frågan "vad är det här?" har ett svar innan kunden ställer den.
Vad det ska innehålla
Ett underlag per kund och period, oftast en månad. Varje rad är en sak som ska betalas, och varje rad går att spåra.
| Kolumn | Varför |
|---|---|
| Datum | Kunden vill veta när. Ni vill kunna hitta raden i tidrapporteringen. |
| Person | Vem som gjorde jobbet. Olika personer har ofta olika timpris. |
| Jobb eller projekt | Vad raden hör till. En kund kan ha flera jobb med olika avtal. |
| Typ | Arbete, resa, del, utlägg, traktamente. Olika typer har olika moms och olika avtal. |
| Beskrivning | Vad som gjordes, i klartext. "Lagerbyte T2, byte av packning" slår "Arbete". |
| Antal och enhet | Timmar, kilometer, styck. |
| Pris per enhet | Från avtalet, artikeln eller personen. |
| Belopp | Antal gånger pris. |
| Underlag | Länk eller bilaga: mejlet timmarna kom från, fotot på kvittot. |
Längst ner: summa per typ, summa per jobb, summa exklusive moms, moms per skattesats, summa att betala.
Vad lagen kräver av fakturan
Underlaget är internt. Fakturan det blir är en handling med krav i mervärdesskattelagen. En faktura till ett annat företag ska innehålla:
- Datum då fakturan utfärdas, och ett löpnummer som gör den unik.
- Ert namn, er adress och ert momsregistreringsnummer.
- Kundens namn och adress. Vid omvänd skattskyldighet, till exempel byggtjänster mellan byggföretag, även kundens momsregistreringsnummer och en text om att omvänd skattskyldighet gäller.
- Vad som sålts: varornas eller tjänsternas art och omfattning.
- Datum då tjänsten utfördes eller varan levererades, om det är ett annat än fakturadatumet. För en månads timmar: perioden.
- Beskattningsunderlag per skattesats, alltså beloppet exklusive moms uppdelat på 25, 12 och 6 procent om flera förekommer.
- Skattesats och momsbelopp.
Inte lagkrav men i praktiken obligatoriskt: förfallodag, betalningsvillkor, bankgiro eller kontonummer, dröjsmålsränta, och texten "Godkänd för F-skatt". Kunder som betalar sent hänvisar till det som saknas.
Så blir underlaget en faktura
- Stäng perioden. Alla timmar, resor och utlägg för månaden ska vara rapporterade innan underlaget görs. Det är här de flesta bolag tappar pengar: underlaget görs den tredje, och den som rapporterar den femte hamnar på nästa faktura, eller aldrig. Läs tidrapportering via mejl om hur man får in allt i tid.
- Gå igenom per jobb. Ligger jobbet över offert? Är det fastpris, och ska timmarna då inte faktureras alls? Finns det rader som ska strykas, eller resor som avtalet säger att kunden inte betalar? Det här är beslutet, inte räknandet.
- Sätt en rad per jobb på fakturan. Eller per typ, om kunden vill se arbete och material separat. Underlaget som bilaga.
- Skicka från ekonomisystemet. Fakturan ska ligga i Fortnox, Visma, Bokio eller det ni har, med nummer i er löpnummerserie. Underlaget följer med som pdf.
- Spara underlaget på kunden. Sju år. När kunden frågar i februari om fakturan från augusti ska svaret ta en minut.
En mall
Behöver ni göra det för hand, i ett kalkylark, är det här kolumnerna. En flik per kund, en rad per sak, summor längst ner.
Datum | Person | Jobb | Typ | Beskrivning | Antal | Enhet | À-pris | Belopp | Underlag
2026-08-05 | Anders N | Lagerbyte turbin T2 | Arbete | Demontering, byte av lager | 8 | h | 950 | 7 600 | mejl 5 aug
2026-08-05 | Anders N | Lagerbyte turbin T2 | Resa | Varberg–Uppsala | 2 | h | 650 | 1 300 | mejl 5 aug
2026-08-06 | Anders N | Lagerbyte turbin T2 | Utlägg | Packning, Biltema | 1 | st | 1 240 | 1 240 | kvitto foto
Det fungerar, tills det inte gör det. Kalkylarket vet inte vem som saknar timmar, kan inte läsa ett mejl, och tappar kopplingen till kvittot när någon sorterar om. När underlaget tar mer än en förmiddag i månaden är det dags att byta. Vi skriver om det i byt från Excel.
Vanliga frågor
- Är faktureringsunderlag och fakturaunderlag samma sak?
- Ja. Båda orden används om sammanställningen som fakturan bygger på. Ekonomisystemen säger oftast fakturaunderlag, byråer och servicebolag säger oftast faktureringsunderlag.
- Måste underlaget skickas med fakturan?
- Nej, men kunden har rätt att fråga vad en faktura på löpande räkning avser, och avtal med större kunder kräver ofta specifikation. Skicka det som bilaga så slipper ni frågan.
- Hur länge ska underlaget sparas?
- Sju år, som all räkenskapsinformation enligt bokföringslagen. Sedan 1 juli 2024 räcker det att spara det digitalt.
- Kan jag fakturera utan underlag?
- Ja, men då kan ni inte visa vad fakturan bygger på när kunden ifrågasätter den, och det gör ni förr eller senare. Underlaget är det som gör att en faktura på 212 400 kr inte diskuteras.