Byt från Excel: när kalkylarket slutar räcka, och hur du flyttar utan att tappa en månad
Kalkylarket är det vanligaste affärssystemet i små bolag som fakturerar tid, och det fungerar längre än folk tror. Här är de sex tecknen på att det slutat fungera, vad som ska flyttas, och hur bytet görs vid ett månadsskifte.
Joakim Eriksson4 min läsning
Kalkylarket är det vanligaste affärssystemet i små bolag som fakturerar tid, och det fungerar längre än leverantörerna vill erkänna. En flik per kund, en rad per dag, en summering längst ner. Så länge det är en person som fyller i och samma person som fakturerar är det svårt att slå. Problemet kommer när det blir två.
Sex tecken på att det slutat fungera
- Någon lägger en förmiddag i månaden på underlaget. Räkna vad den kostar i timpris. Det är prislappen på att inte byta.
- Timmar rapporteras i efterhand från minnet. Fredagen, eller söndagen, eller när fakturan ska göras. Det som rapporteras från minnet är alltid mindre än det som gjordes.
- Det finns två versioner av arket. En i molnet, en på någons dator, och en fråga om vilken som är sann.
- Kvitton och följesedlar ligger någon annanstans. I bilen, i en mapp, i kamerarullen. Arket vet inte att de finns.
- Ingen vet vilka jobb som ligger över offert förrän de är klara. Arket summerar, det varnar inte.
- En kund har frågat "vad är det här?" om en faktura, och svaret tog mer än en minut.
Två av sex räcker.
Vad som ska flyttas
Innan ni väljer nytt system: städa arket. Det tar en dag och sparar en vecka.
| Data | Ta med | Städa först |
|---|---|---|
| Kunder | Namn, organisationsnummer, adress, kontaktperson | Slå ihop dubbletter, "Vattenfall" och "Vattenfall Värme AB" är samma kund |
| Priser | Timpriser per roll eller person, artiklar | Ett pris per rad med datum. Priser som ändrats mitt i arket utan datum är gissningar |
| Jobb, pågående | Namn, kund, avtalsform, offererat belopp | Ett namn per jobb. Samma jobb ska inte heta olika saker på olika flikar |
| Jobb, avslutade | Namn, kund, period, totala timmar | Bara summor. Rad för rad behövs inte |
| Timmar i år | Per person, jobb och månad | Summor räcker. Det som ska faktureras i år måste med |
| Ofakturerat | Allt som ännu inte fakturerats, rad för rad | Det här är det viktigaste. Det får inte tappas |
Fakturor ligger i ekonomisystemet och ska stanna där.
Så går bytet till
- Välj ett månadsskifte. Allt före faktureras från arket, allt efter från det nya. Blanda inte.
- Städa och exportera. En flik per tabell ovan, med rubriker som betyder samma sak i alla rader. Spara som csv.
- Importera kunder, priser och pågående jobb. Det här gör vi åt de bolag som står i vår kö, utan kostnad, men principen gäller oavsett system: importera, och gå igenom listan med någon som kan verksamheten.
- Kör en månad i det nya. Alla rapporterar där. Arket finns kvar för att jämföra. I slutet av månaden: stämmer underlaget per kund mot det arket hade gett? Det är testet.
- Fakturera från det nya. Första fakturan ur det nya systemet är bytet.
- Arkivera arket. Sju år, som räkenskapsinformation. Sluta öppna det.
Vad ni får som arket inte kunde
Timmar som rapporteras samma dag, för att systemet frågar den som saknar dem. Kvitton som blir rader. Jobb som varnar när de går över offert. Ett underlag som gör sig självt i månadsskiftet, och som kan gå direkt till Fortnox, Visma eller Bokio. Läs tidrapportering via mejl för hur rapporteringen kan gå till, och faktureringsunderlag för vad som ska komma ut i andra änden.
Vad ni förlorar
Total frihet. I arket kan ni lägga till en kolumn på en minut. I ett system får ni de fält systemet har. För de flesta bolag är det en lättnad, för friheten var det som gjorde att arket såg olika ut varje månad. För några är det en förlust, och de bolagen bör välja ett system som låter dem lägga till egna fält per jobb, eller stanna i arket med disciplin.
Vanliga frågor
- Kan jag behålla Excel för något?
- Ja, för analys. Ett bra system exporterar allt till kalkylark. Det ni ska sluta med är att kalkylarket är stället där tid, kunder och priser matas in.
- Hur får jag in tre års historik?
- Kunder, jobb och priser importeras som de är. Timmar importeras som summor per jobb och månad, inte rad för rad. Det räcker för att svara på 'vad tog liknande jobb förra gången'.
- Vad kostar bytet i tid?
- En dag för att städa arket och importera, en månad för att köra parallellt. Det som tar tid är städningen: dubbletter av kunder, priser som ändrats utan datum, jobb som heter olika saker på olika flikar.
- Vi är två personer. Är ett system verkligen värt det?
- Om ni fakturerar tid, ja, så snart en av er lägger en förmiddag i månaden på underlaget. Räkna vad den förmiddagen kostar i timpris så har ni svaret.