Tidrapportering via mejl: så fungerar det, och varför det slår en app
Medarbetaren svarar på ett mejl med sina timmar i fri text. Systemet tolkar svaret, hittar jobbet och bokar raderna. Så går det till, vad som kan gå fel, och när det inte räcker.
Joakim Eriksson5 min läsning
Tidrapportering via mejl betyder att den som arbetat svarar på ett mejl med sina timmar i fri text, och att systemet tolkar svaret, hittar rätt jobb och bokar raderna. Ingen app, ingen tidrapport på fredagen, ingenting att logga in i. Den som driver bolaget ser ett kort med vad som bokats och godkänner.
Det låter för enkelt för att vara ett system. Det är precis därför det fungerar.
Varför tidrapporter inte fylls i
Den som ska rapportera tid har inget att vinna på det. Timmarna är redan gjorda, kunden är redan nöjd, och rapporten är en administrativ syssla som tillhör någon annans faktura. Så den skjuts upp. Till fredagen, till söndagen, till "jag tar det på måndag". Och på måndag minns ingen tisdagen.
En app löser inte det. En app kräver att man öppnar den, och man öppnar den när man tänker på det, alltså på fredagen. Det som faktiskt ändrar beteendet är två saker: att påminnelsen kommer när det fortfarande går att minnas, och att svaret kostar mindre än att låta bli.
Ett mejl klockan halv fem på tisdagen, till just den person som saknar tisdagen, med frågan "hur många timmar och på vad?", kostar femton sekunder att svara på. Det är hela tricket.
Så går det till
- Systemet vet vilka dagar som saknas. Varje person har en förväntad arbetstid per dag. Har det inte kommit några rader för tisdagen vid en viss tid, saknas tisdagen.
- Bara den som saknar tid får ett mejl. Bara om de dagar som saknas. Den som rapporterat får ingenting. Ingen får ett veckomejl till alla.
- Svaret skrivs i fri text. "3h T2 lagerbyte, 2h resa." "Tis 6h Volvo, 2h internt." "Ledig." Inga koder, inga fält.
- Systemet tolkar. Avsändaradressen avgör vem. Jobbet hittas på namn, kund eller det jobb personen senast rapporterade på. Timmar, resa och utlägg blir olika radtyper. Timpriset kommer från jobbet eller personen.
- Ägaren godkänner. Ett kort visar vad som tolkats, i klartext, med belopp. Ett tryck bokar. Blev det fel går det att ångra.
- Mejlet sparas. Som underlag på raderna, så att frågan "vad är det här?" alltid har ett svar.
ons 3h T2 lagerbyte + 2h resa, tors 8h samma. Väntar på packning.
Bokat: 11 h arbete och 2 h resa på Lagerbyte turbin T2, 14 950 kr. Anteckning: väntar på packning.
Vad ett bra svar innehåller
Det behövs inte mycket. Ett svar som nämner timmar och något som pekar ut jobbet räcker nästan alltid.
| Svar | Vad som bokas |
|---|---|
| 3h T2 | 3 timmar arbete på det jobb som matchar "T2" |
| 3h T2, 2h resa | 3 timmar arbete och 2 timmar resa på samma jobb |
| mån 8h, tis 6h Volvo | 8 timmar måndag och 6 timmar tisdag på Volvo-jobbet |
| 8h, kvitto bifogat | 8 timmar på senaste jobbet, kvittot blir ett utlägg |
| ledig | Dagen markeras som ledig, ingen mer påminnelse |
Det som inte behövs: datumformat, projektnummer, aktivitetskoder. Det är sådant tidrapporter kräver för att systemet ska slippa tänka. Här tänker systemet.
Vad som kan gå fel
Två jobb med liknande namn. "3h Vattenfall" när det finns två pågående jobb åt Vattenfall. Rätt beteende är att fråga tillbaka med de två alternativen, inte att välja det första. Fel beteende är att gissa och låta ägaren upptäcka det på fakturan.
Inget jobb alls. "8h" utan mer. Då är det senaste jobbet personen rapporterade på en rimlig gissning, men den ska visas som en gissning på kortet, så att ägaren ser den innan den bokas.
Fel person svarar. Någon vidarebefordrar frågan till en kollega som svarar från sin egen adress. Avsändaren avgör vem som bokas, så det blir kollegans timmar. Det är rätt, och det syns på kortet.
Helger och ledighet. Den som är ledig ska inte bli påmind. Det kräver att systemet vet om ledigheten, antingen från kalendern eller från ett tidigare "ledig till 14 aug".
Jämfört med app, papper och kalkylark
| Mejl | App | Papper eller Excel | |
|---|---|---|---|
| Kräver att man öppnar något | Nej, svaret sker där man redan är | Ja | Ja |
| Påminner rätt person om rätt dag | Ja | Ibland, som notis | Nej |
| Fungerar för inhyrda utan konto | Ja | Kräver konto | Ja |
| Kvitto på samma gång | Ja, som bilaga | Ja, som foto | Nej |
| Spårbart till person och dag | Ja, mejlet sparas | Ja | Sällan |
| Kräver att någon skriver av | Nej | Nej | Ja |
Appen har sin plats. Den som står i telefonen och hellre trycker på 2, 4 eller 8 ska få göra det. Poängen är att mejlet är golvet: det sätt som alltid fungerar, för alla, utan att någon behöver lära sig något.
När det inte räcker
Tidrapportering via mejl svarar på frågan "vad ska faktureras?". Den svarar inte på "var befann sig personen?". Kräver er verksamhet elektronisk personalliggare, geografisk instämpling eller schemaläggning i skift, är det andra system med andra regler. Det går att ha båda, men det här ersätter inte dem.
Det ersätter tidrapporten. Och för de flesta små bolag som fakturerar tid är tidrapporten det som läcker.
Vanliga frågor
- Är det tillåtet att tidrapportera via mejl?
- Ja. Ingen lag säger hur tid ska rapporteras. Arbetstidslagen kräver att arbetsgivaren för anteckningar om jourtid, övertid och mertid, och bokföringslagen kräver att en faktura har underlag. Ett mejl som tolkats till rader på ett jobb, med det ursprungliga mejlet sparat, uppfyller båda.
- Vad händer om svaret är otydligt?
- Systemet ska fråga tillbaka, inte gissa. Skriver någon "3h" utan jobb, och personen har två pågående jobb, får den ett kort svarsmejl med de två alternativen. Svaret på det bokar.
- Fungerar det för folk utan smartphone?
- Ja, det är en av poängerna. Mejl fungerar i varje telefon och på varje dator, och kräver ingen app, inget konto och inget lösenord för den som rapporterar.
- Ersätter det stämpelklocka och personalliggare?
- Nej. Kräver er verksamhet elektronisk personalliggare, till exempel på byggarbetsplatser, är det ett eget krav med egna regler. Tidrapportering via mejl handlar om vad som ska faktureras, inte om närvaro.