Byt från Visma Severa: vad du får, vad du förlorar och hur flytten går till
Severa är ett moget byråsystem med tjugo år på nacken, och det märks åt båda hållen. Det här är en ärlig genomgång av vad som brukar få byråer att lämna, vad som är svårt att lämna, och hur ett byte görs utan att tappa ett månadsskifte.
Joakim Eriksson5 min läsning
Jag använde Visma Severa i över tio år på en reklambyrå. Det gjorde jobbet. Timmarna blev fakturor, projekten fick budgetar, och ingen på byrån behövde tänka på det, för det var min uppgift. Det är också min bästa sammanfattning av Severa: det fungerar, om någon äger det.
Den här guiden är för den som funderar på att lämna. Inte för att Severa är dåligt, utan för att bolaget har ändrats och systemet inte hängt med. Jag försöker vara ärlig åt båda hållen.
Vad Severa gör bra
Det ska sägas först, för det är sådant man saknar när det är borta.
- Projektstrukturen. Kund, projekt, fas, aktivitet. Den tål stora byråer med många parallella uppdrag och flera avtalsformer per kund.
- Rapporterna. Beläggning, lönsamhet per projekt och person, budget mot utfall. Har man tid att sätta upp dem svarar de på det mesta.
- Kopplingen till Vismas ekonomiprogram. Fakturor och kunder flyter mellan systemen utan handpåläggning.
- Nordisk räckvidd. Finska, svenska, norska bolag i samma system, flera valutor, flera bolag.
Varför byråer ändå lämnar
Det jag hörde på byrån, och det som återkommer när jag pratar med andra som använt det:
Tidrapporten är fortfarande en tidrapport. Alla ska in i systemet och fylla i sin vecka. Den som inte gör det får ett mejl från den som äger systemet, alltså från mig. Severa påminner inte själv per person och dag, och det finns inget sätt att rapportera utan att logga in.
Utlägg och kvitton. Det var aldrig byggt för att en projektledare ska fota ett kvitto på väg hem. Utläggen bokfördes vid sidan av och matchades mot projekt i efterhand, om någon orkade.
Det kräver en ägare. Uppsättningen är kraftfull och därför krävande. På en byrå med tjugo personer är det en halv tjänst att hålla projektstrukturen ren, och när den personen slutar tappar bolaget kontrollen över sitt eget system.
Priset per användare. Varje person som ska rapportera tid är en licens. Det gör att frilansare och inhyrda hamnar utanför, och deras timmar rapporteras av någon annan, i efterhand, från minnet.
Ingen hjälp. Systemet gör det du säger. Det säger aldrig "det här projektet ligger över budget och du har inte fakturerat augusti". Det står i en rapport, om du öppnar den.
Vad du bör ta med dig
Innan uppsägningen: ta ut allt. Även det ni inte tror att ni behöver.
| Data | Ta med? | Hur |
|---|---|---|
| Kunder och kontakter | Ja | Export till fil, importeras i det nya |
| Projekt, pågående | Ja | Med budget, avtalsform och timpriser |
| Projekt, avslutade | Som historik | Namn, kund, period, totalt antal timmar räcker |
| Artiklar och prislistor | Ja | Roller, timpriser, fasta artiklar |
| Rapporterade timmar | Som historik | Per person, projekt och dag. Behövs för "vad tog liknande jobb förra gången?" |
| Fakturor | Nej | De ligger i ekonomisystemet. Låt dem vara. |
| Offerter | Ja, som pdf | Bifogas kunden i det nya systemet |
| Dokument på projekt | Ja | Ladda ner per projekt, det går inte i klump |
Så går flytten till
- Sätt ett datum vid ett månadsskifte. Bytet sker den första i en månad. Allt före faktureras från Severa, allt efter från det nya.
- Kontrollera avtalet. Uppsägningstid, bindningstid, och vad som händer med er data efter avslut. Be om en fullständig export skriftligt.
- Exportera allt. Enligt tabellen ovan. Spara exporten på ett ställe ni äger.
- Importera kunder, projekt, artiklar och priser. Det här gör vi åt de bolag som står i vår kö, utan kostnad, men principen är densamma oavsett system: importera, och gå igenom listan med någon som kan verksamheten.
- Kör en hel månad parallellt. Alla rapporterar i det nya systemet. Severa finns kvar för att jämföra. I slutet av månaden: stämmer underlaget per kund? Det är testet.
- Fakturera från det nya. Första fakturan ur det nya systemet är bytet. Efter det säger ni upp Severa.
- Läs in historiken i lugn och ro. Gamla timmar och projekt kan importeras efter bytet. De behövs för att jämföra, inte för att fakturera.
Vad du förlorar med ett enklare system
Det här är den del leverantörer brukar hoppa över. Byter ni från Severa till ett system byggt för små bolag, som Solvind, förlorar ni saker:
- Resursplanering. Beläggning framåt, per person och vecka, med drag och släpp. Solvind visar vem som saknar tid, inte vem som är ledig nästa månad.
- Flerbolagsstruktur. Ett bolag per konto. Har ni tre bolag med gemensam rapportering är det tre konton.
- Rapportbyggaren. Ni får statistiken vi valt att visa, inte en rapportgenerator.
- Attestflöden i flera steg. Ett ja från den som driver bolaget, inte en kedja.
Är något av det avgörande för er är Severa, eller något i Severas klass, rätt. Är det inte det, betalar ni för en uppsättning ni inte använder, och en halv tjänst för att underhålla den.
Vad du får
Timmar som rapporteras utan att någon loggar in. Kvitton som fotas. En startsida som säger vad som behöver dig. Ett faktureringsunderlag per kund som kan gå direkt till Fortnox, Visma eller Bokio. Och en assistent som gör det du ber om, och frågar innan pengar rör sig.
Det är inte mer system. Det är mindre, och det som är kvar sköter sig självt.
Vanliga frågor
- Kan jag ta med mig historiken från Severa?
- Ja, i olika grad. Kunder, projekt, artiklar och priser går att exportera och importera. Rapporterade timmar går att exportera per person och projekt, och läsas in som historik. Fakturor bör stanna i ekonomisystemet, där de redan ligger.
- Hur lång tid tar ett byte?
- Räkna med ett månadsskifte. Exporten och importen tar en dag, men det är den första hela månaden i det nya systemet, avslutad med ett faktureringsunderlag som stämmer, som är själva bytet.
- Måste alla byta samtidigt?
- Ja, för tid. Har hälften av bolaget kvar Severa en månad har ni två halva underlag. Kör hellre en parallell månad där allt rapporteras i det nya och Severa bara finns kvar för att jämföra.
- Vad kostar det att avsluta Severa?
- Det beror på ert avtal. Kontrollera uppsägningstid och bindningstid innan ni sätter ett bytesdatum, och be om en fullständig export innan avtalet löper ut.