Reklambyrå: fakturera timmar utan tidrapport, och sluta ge bort arbetet
Byråer tappar pengar på två ställen: timmar som aldrig rapporteras, och timmar som rapporteras men prutas bort i månadsskiftet för att ingen såg dem växa. Så håller en liten byrå ihop retainer, löpande och fastpris, från brief till faktura.
Joakim Eriksson4 min läsning
En byrå tappar pengar på två ställen. Det första är timmarna som aldrig rapporteras: telefonsamtalet med kunden, "en snabb grej" på fredagen, korrekturen på kvällen. Det andra är timmarna som rapporteras men prutas bort i månadsskiftet, för att jobbet ligger 30 timmar över offert och ingen såg det växa. Båda kommer av samma sak: tiden rapporteras för sent för att gå att göra något åt.
Jag drev tidrapportering, offerter och fakturering på en reklambyrå i över tio år. Det här är vad jag skulle göra om jag började om.
Tre avtalsformer, tre regler
| Avtal | Timmarna | Faktureras | Det som går fel |
|---|---|---|---|
| Löpande räkning | Rapporteras, faktureras | Alla, till avtalat timpris | Kunden "hade räknat med mindre", rabatt i efterhand |
| Fastpris | Rapporteras, faktureras inte | Det offererade beloppet | Jobbet drar över och ingen ser det förrän det är slut |
| Retainer | Rapporteras, avräknas | Fast belopp per månad, timmar mot pott | Potten är slut den tjugonde och jobbet fortsätter gratis |
Alla tre behöver samma sak: att timmarna finns samma dag, per jobb, så att systemet kan säga till när något går över. Skillnaden är bara vad som händer på fakturan.
Timmarna utan tidrapport
Det som fungerade sämst på byrån var fredagen. Alla skulle fylla i veckan, hälften gjorde det på måndagen, och den som ägde systemet, alltså jag, jagade. Det som fungerar är att vända på det: systemet vet vem som saknar tid för vilken dag, och frågar bara den personen, bara om den dagen, när dagen fortfarande går att minnas.
tis 6h Volvo kampanj, 2h internt, ons 8h Polestar
Bokat: 6 h Volvo CE vårkampanj, 2 h internt, 8 h Polestar lansering. Polestar ligger nu 12 h över offert.
Sista meningen är poängen. Rapporten är inte bara bokförd, den har utlöst en varning medan det går att göra något. Mekaniken beskrivs i tidrapportering via mejl.
Från brief till offert
Byråns offert börjar med kundens brief, oftast ett mejl. Det som tar tid är inte att skriva offerten, det är att veta vad den ska innehålla: hur många timmar tog förra kampanjen, per roll, och var gick det över? Har ni den historiken på jobbet, inte i huvudet på en projektledare som slutade, kan ett utkast göras på minuter: roller, timmar, priser, villkor, och en rad om att liknande jobb tog 201 timmar mot 184 offererade.
Det du ändrar är raderna. Det du inte ändrar är att offerten har ett datum, för offerter som går ut utan svar är den vanligaste förlorade affären på en liten byrå.
Startsidan som säger till
Det byrån behöver se varje vecka, utan att öppna en rapport:
- Jobb som ligger över offert, med hur mycket.
- Retainrar där potten är förbrukad eller nära.
- Månader som stängts men inte fakturerats.
- Offerter som går ut den här veckan.
- Personer som saknar tid.
Det är fem rader. Varje rad är ett tryck bort från att vara löst. Byrån som ser dem på måndagen har ett annat månadsskifte än byrån som ser dem i rapporten den femte.
Månadsskiftet på två minuter
Ett faktureringsunderlag per kund: löpande timmar till avtalat pris, fastprisjobbet som en rad med det offererade beloppet, retainern som sitt belopp med förbrukade timmar som bilaga. Underlaget är där kunden ser vad den betalar för, och det är där "vad är det här?" får sitt svar innan frågan ställs. Fakturorna till Fortnox, Visma eller Bokio med ett tryck. Vad fakturan måste innehålla står i guiden om faktureringsunderlag.
Vad Solvind gör för byråer
Frågar bara den som saknar tid, bara om de dagar som saknas. Skiljer på löpande, fastpris och retainer per jobb och säger till när något går över, samma dag. Gör offertutkast från briefen med er historik. Visar startsidan ovan. Gör underlaget och skickar fakturorna till ert ekonomisystem. Frilansare rapporterar utan konto och kostar ingenting.
Vad vi inte gör: resursplanering framåt med drag och släpp, flerbolagsstruktur, egen rapportbyggare. Behöver ni det, läs byt från Visma Severa först, den är ärlig om var gränsen går.
Vanliga frågor
- Ska kreativ tid rapporteras per uppgift eller per kund?
- Per jobb, alltid. Kund räcker inte när kunden har en retainer och två projekt samtidigt. Uppgift är för fint; ingen rapporterar 'idé 40 min, skiss 25 min' i längden. Jobbet är den nivå folk klarar och som fakturan behöver.
- Hur hanterar vi frilansare?
- Som personer med eget timpris och egen kostnad, utan konto om de inte vill ha ett. De rapporterar som alla andra, via mejl, och deras faktura till er stäms av mot det de rapporterat.
- Retainern är slut den tjugonde. Vad gör vi?
- Säger till kunden den tjugonde, inte den trettionde. Det kräver att systemet ser att retainern är förbrukad medan månaden pågår, och att någon får veta det samma dag.
- Är det värt att rapportera intern tid?
- Ja, grovt. Sälj, pitch, internt, sjuk. Inte för att fakturera, utan för att debiteringsgraden ska vara sann. En byrå som inte vet hur mycket tid som går till pitcher vet inte vad pitcherna kostar.