Kvitton i telefonen: vad som gäller sedan 2024, och hur fotot hamnar på rätt jobb

Sedan 1 juli 2024 behöver papperskvittot inte sparas när det är överfört till digital form. Fotot i telefonen är verifikationen, förutsatt att det är läsbart och sparas i sju år på ett sätt där det inte kan ändras eller försvinna. Det tog bort skokartongen. Det tog inte bort problemet att kvittot ska hamna på rätt jobb, i rätt månad, på rätt faktura.

Vad lagen kräver

Bokföringslagen ändrades den 1 juli 2024. Före det skulle ett papperskvitto sparas i original i tre år, även om det skannats. Efter det gäller:

• Räkenskapsinformation som tagits emot på papper får överföras till digital form, och pappret får förstöras, om överföringen inte innebär någon risk att uppgifterna ändras eller försvinner.
• Den digitala kopian ska sparas i sju år efter utgången av det kalenderår då räkenskapsåret avslutades.
• Ändringen gäller även kvitton som digitaliserades före 2024.

Vad fotot ska visa följer av vad en verifikation ska innehålla: när affären skedde, vad den avser, belopp, och vem motparten är. På ett vanligt kassakvitto finns allt det, plus momsen som behövs för avdraget. Är kvittot längre än skärmen fotar man det i två delar.

Varför kvittona ändå försvinner

Lagen var aldrig anledningen till att kvitton hamnade i handskfacket. Anledningen är att det inte finns någonstans att lägga dem i stunden. Teknikern köper en packning på Biltema klockan halv tre, på väg till kunden. Kvittot hamnar i fickan. Att fota det är enkelt, men fotot hamnar i kamerarullen bland tvåhundra andra bilder, och där ligger det tills någon frågar i månadsskiftet.

Det som saknas är inte kameran. Det är en mottagare: en plats där fotot blir en utgiftsrad på rätt jobb med rätt belopp, samma minut.

Så bör det gå till

1. Fota kvittot när det är i handen. Inte senare. Varje timme som går sänker sannolikheten att det sker alls.
2. Skicka det dit det ska. Till en inkorg som vet vem som skickade det och vilka jobb personen har. Ett mejl med bilden som bilaga är golvet som alltid fungerar; en knapp i en app är golvet för den som hellre trycker.
3. Låt systemet läsa det. Säljare, datum, belopp och moms från bilden. Jobbet från avsändaren och det som står på kvittot, eller från det jobb personen senast rapporterade på.
4. Bekräfta. Ett kort: "Utlägg 1 240 kr, Packning Biltema, på Byte av lagerhus pump 3. Stämmer det?" Ett tryck, och raden finns på jobbet med bilden kvar.
5. Låt raden följa med. Till faktureringsunderlaget i månadsskiftet, om avtalet säger att utlägg faktureras, och till bokföringen som en verifikation med bilden bifogad.

Vad som ska stå på utgiftsraden

Samma sak som på alla rader i ett faktureringsunderlag: datum, person, jobb, typ, beskrivning, belopp, och en länk till bilden. Lägg till: moms, för avdraget, och om utlägget ska faktureras vidare eller inte. Ett kvitto på verktyg som blir kvar i bilen faktureras inte. Ett kvitto på en del som sitter i kundens maskin faktureras, ibland med påslag.

Privata utlägg och företagskort

Betalade personen med egna pengar ska den ha tillbaka dem via lönen, som en utläggsersättning. Betalade den med företagskort ska kvittot matchas mot korttransaktionen i bokföringen. Bådadera fungerar lika bra med ett foto, men raden ska säga vilket, annars sitter någon i månadsskiftet och gissar.

Det enklaste är att raden får en markering redan när kvittot kommer in: "eget utlägg" eller "företagskort". Frågan tar två sekunder när personen har kvittot i handen, och en halvtimme sex veckor senare.