Felanmälan för servicebolag
Felanmälan som blir ett jobb.
Era kunder anmäler fel på er webbplats, via en länk eller genom att skanna en QR-kod på anläggningen. Anmälan kommer in med foto, plats och anläggning. Ni tar emot den med ett klick, och den blir ett jobb i Solvind med tid, material och underlag.
Känner ni igen er?
Felanmälan kommer på telefon, sms och mejl. Hälften hamnar i någons huvud.
01
Samtalet kommer när ingen kan skriva.
Teknikern står på en stege när kunden ringer. Det som sades om felet, platsen och portkoden finns sedan bara i ett minne.
02
Det saknas alltid något.
Vilken anläggning? Vilket hus? Hur ser det ut? Varje anmälan kräver ett samtal tillbaka innan någon kan åka.
03
Kunden vet inte vad som händer.
Har någon sett anmälan? Kommer ni i dag? Kunden ringer igen, och kontoret får svara på samma fråga en gång till.
Felanmälan i Solvind
Från kundens anmälan till fakturerat jobb.
1 · Där kunden är
En sida, ett formulär på er webbplats eller en QR-kod.
Ni får en egen felanmälningssida med er logga. Samma formulär kan läggas in på er webbplats med en rad kod. Varje anläggning kan få en QR-kod, och den som skannar den behöver inte skriva vilken kund, plats eller anläggning det gäller.
Felanmälan · Värmepump VP-3
2 · Inkorgen
Anmälan kommer in färdigsorterad.
Assistenten läser anmälan och föreslår kund, anläggning och hur bråttom det är. Den ser om samma anläggning redan är anmäld. Ni godkänner förslaget, sätter prioritet och väljer vem som tar det.
Felanmälningar
3 · Kunden ser läget
Kunden följer sin anmälan utan konto.
Kunden får ett kvitto med ärendenummer och en länk som visar status: mottagen, planerad, pågår, klar. Svarar kunden på mejlet hamnar svaret på samma ärende.
Vi har tagit emot er felanmälan F-2041. Jonas kommer i dag mellan 10 och 12. Följ ärendet via länken.
Tack! Porten har kod 4417.
4 · Jobbet
Ett klick, och anmälan är ett jobb.
Felanmälan blir ett jobb med kunden, platsen, fotot och beskrivningen kvar. Teknikern bokas på jobbet, och tid, material och resor rapporteras som på alla andra jobb.
Skapa jobb från F-2041
Brf Sjöutsikten, VP-3 larmar. Jonas bokad i dag 10–12, löpande räkning.
5 · Följ upp
Se vilka anläggningar som krånglar.
Assistenten har samma anmälningar, jobb och servicerapporter som ni. Fråga hur många fel en anläggning har haft, hur snabbt ni svarar eller vad som gjordes förra gången.
Hur många felanmälningar har VP-3 haft i år?
Tre, alla larm på varmvattnet. Två löstes med en ny givare, 4 h totalt.
Källa: felanmälningar F-1702, F-1876 och F-2041.
6 · Fakturan
Det som gjordes blir underlag.
När jobbet är klart följer raderna med till faktureringsunderlaget. Fakturan skapas i Fortnox, Visma eEkonomi, Bokio, Björn Lundén eller Hogia, och felanmälan ligger kvar som underlag.
Skapa faktura för F-2041
Brf Sjöutsikten, 2 h arbete, 1 givare och resa, 3 460 kr exkl. moms.
Telefon eller formulär
Varför en felanmälan i Solvind slår ett samtal.
Ett samtal fungerar när ni är få och kunderna är få. När det blir fler tekniker och fler anläggningar är det felanmälningarna som först börjar tappas bort.
- Uppgifter
- Telefon, sms och mejl: Det som sades i samtalet.
- Felanmälan i Solvind: Kund, plats, anläggning och foto från start.
- Status
- Telefon, sms och mejl: Kunden ringer och frågar.
- Felanmälan i Solvind: Kunden följer ärendet via en länk.
- Jobbet
- Telefon, sms och mejl: Skrivs upp för hand efteråt.
- Felanmälan i Solvind: Skapas från anmälan med ett klick.
- Uppföljning
- Telefon, sms och mejl: Ingen överblick över vad som krånglar.
- Felanmälan i Solvind: Anmälningar per anläggning och kund.
Fråga Solvind
Det kontoret frågar om felanmälningarna.
Assistenten läser samma kunder, jobb, planering och underlag som ni. Den svarar med siffror och namn och säger vad svaret bygger på.
- Vilka felanmälningar är inte planerade än?
- Vem kan ta F-2041 i dag?
- Hur många fel har VP-3 haft i år?
- Hur snabbt svarade vi på felanmälningar i oktober?
- Vilka kunder anmäler flest fel?
Branschens ord
Felanmälan, ärende och anläggning, i Solvind.
- Felanmälan
- När en kund meddelar att något inte fungerar. I Solvind blir den ett ärende som kan bli ett jobb.
- Ärende
- En felanmälan med nummer, status och historik. Kunden följer det via en länk.
- Anläggning
- Det som servas: en pump, ett aggregat, ett larm. Varje anläggning kan ha en egen QR-kod.
- QR-kod
- En etikett på anläggningen. Den som skannar den kommer till felanmälan med kund och plats ifyllda.
- Prioritet
- Hur bråttom ärendet är. Assistenten föreslår, ni bestämmer.
Räkna och läs vidare
Godkända fakturor skapas i Fortnox, Visma eEkonomi, Bokio, Björn Lundén och Hogia.
Hela vägen från förfrågan till faktura beskrivs under Så fungerar det.
Vanliga frågor
Vad är ett system för felanmälan?
Ett ställe där era kunder anmäler fel och där ni tar emot, prioriterar och följer upp dem. I Solvind blir en felanmälan ett jobb, och det som görs på jobbet blir faktureringsunderlag.
Behöver kunden ett konto?
Nej. Kunden fyller i formuläret, får ett kvitto med ärendenummer och följer ärendet via en länk i mejlet.
Hur lägger vi in formuläret på vår webbplats?
Med en rad kod som ni klistrar in där formuläret ska synas. Har ni ingen webbplats använder ni er egen felanmälningssida och länkar till den.
Hur fungerar QR-koderna?
Ni skriver ut en etikett per anläggning från Solvind. Den som skannar koden kommer till felanmälan med kund, plats och anläggning redan ifyllda.
Kostar felanmälan extra?
Nej. Felanmälan ingår i Solvinds pris per bolag och månad.
Få tillgång till Solvind
Vi öppnar för nya bolag löpande. Vid start hjälper vi er att importera kunder, artiklar och timpriser.